Parametrizare jurnale contabile în Dynamics NAV (Navision)

Jurnalele contabile sunt forme prin care în sistemul ERP Dynamics NAV se înregistrează operațiunile de casă, bancă, deconturi, salarii etc. Jurnalele contabile sunt create și configurate de către consultanții de implementare, în baza nevoilor identificate în cadrul procesului de analiză. Totuși, dacă ulterior apare necesitatea creării unor jurnale contabile noi, le puteți crea chiar dvs., iar în articolul de față vă vom arăta cum puteți face asta.

Dacă nu vă este familiar modul de lucru cu jurnalele contabile, vă recomandăm articolul:  Operare jurnale contabile în Dynamics NAV

Pentru a crea un șablon jurnal contabil, vom accesa mai întâi lista de șabloane jurnal existente urmând în Dynamics NAV calea: Departamente->Management Financiar->Administrare->Șabloane Jurnal General

Din lista de șabloane jurnal general, dăm clic pe butonul ”Nouă” și se va crea o linie goală unde vom completa informația privind noul șablon general:

Aici avem mai multe câmpuri de completat:

Nume –  conține numele șablonului de jurnal

Descriere – trecem o descriere a jurnalului, pentru ce anume este el utilizat

Tip – Există mai multe tipuri de jurnale, dar cel standard, folosit în contabilitate este de tipul ”General”.

Recurent – este un câmp de tip bifă. În cazul în care marcăm această bifă, jurnalul va avea proprietatea de a putea păstra pe liniile sale notele contabile care se înregistrează. Este util atunci când folosim aceleași note contabile de la o perioadă la alta (de exemplu, când înregistrăm cheltuieli cu salariile).

Tip cont corespondent, Nr. cont corespondent –  Selectăm valori în aceste câmpuri atunci când dorim ca pe liniile de jurnal să existe mereu o anumită valoare pentru contul corespondent. Se utilizează în special pentru jurnalele de casă și de bancă, unde avem întotdeauna același cont corespondent (5311 sau 5121).  Pentru mai multe detalii privind operarea jurnalelor cu cont corespondent, vă recomandăm articolul Dynamics NAV (Navision) – operare jurnale contabile cu cont corespondent

Serie numerică, Serie nr. înregistrare – completăm aceste câmpuri selectând serii numerice definite în prealabil, atunci când dorim ca pe liniile de jurnal să se genereze automat numere de document. Vezi și articolul: Dynamics NAV – Definire serii de numere document pe loturi contabile

Cod sursă – acest câmp indică, la modul general, proveniența unei tranzacții. Informația privind codul sursă se regăsește în diverse tabele cu tranzacții sau poate fi folosită pentru filtrare în rapoarte. Sistemul vine cu o serie de coduri predefinite, alocate modulelor din Dynamics NAV. Pentru un jurnal contabil general valoarea implicită a codului sursă este ”GENJNL”, o puteți modifica sau crea un cod de sursă separat.

Cod motiv – similar cu codul sursă, cu deosebirea că codurile motiv sunt create întotdeauna de către utilizator. În principiu, le folosim ca să adăugăm un plus de informație unei tranzacții, putând ulterior să grupăm toate tranzacțiile care au același cod motiv.

Forțare sold doc. – este un câmp de tip bifă care asigură verificarea egalității soldurilor debitoare și creditoare în liniile de jurnal la nivel de document. Implicit, câmpul este marcat și e bine să-l lăsați așa, dacă nu aveți un motiv special să faceți altfel.

Copiere param. TVA în liniile jurnal – acest câmp ne indică dacă să copiem sau nu grupele de înregistrare TVA care sunt asociate unei fișe de cont contabil. De obicei, aceste grupe se asociază conturilor de cheltuieli pe care le introducem pe facturile de cumpărare. Implicit, câmpul este bifat, dar recomandarea noastră este să  îl debifați dacă știți  că pe jurnalul respectiv nu se va lucra cu TVA.

Se permite diferență TVA – acest câmp este legat tot de operarea cu TVA și ne indică dacă, atunci când utilizăm TVA în liniile de jurnal, putem edita suma de TVA astfel încât să se înregistreze o altă sumă decât cea calculată implicit de sistem. Bifați acest câmp dacă doriți să lucrați cu TVA și vreți să faceți anumite corecții asupra sumelor de TVA.

Probabil vi se pare destul de mare volumul de informație ce trebuie introdus având în vedere multitudinea de câmpuri, dar realitatea este că multe sunt opționale, astfel că puteți genera un șablon de jurnal general acționând doar asupra a trei câmpuri, restul informației fie se completează automat, fie sunt opțiuni pe care nu le utilizăm.

De exemplu, în imaginea de mai sus am creat un jurnal pentru operarea deconturilor, iar pentru asta am introdus numele, descrierea și am debifat opțiunea  de copierea a parametrizării TVA în liniile de jurnal.

Deși am tot menționat de lucrul pe jurnale contabile, operarea propriu-zisă se realizează în loturile de jurnal, care sunt subdiviziuni ale lotului, forme separate pentru lucrul pe același jurnal. Sunt necesare atunci când lucrează mai multe persoane simultan pe același jurnal, pentru a evita suprascrierea  datelor, dar și pentru a asigura o trasabilitate a tranzacțiilor. Atunci când creăm un șablon de jurnal contabil, la prima operare se va crea și un lot contabil numit ”implicit”, dar dacă dorim să avem mai multe loturi o putem face tot în forma de ”Șabloane jurnal general”, mergând pe tab-ul ”Navigare” și dând clic pe butonul ”Loturi”.

Se va deschide o fereastră nouă, unde veți putea introduce loturile pe care doriți să le creați, completând câmpurile într-o manieră similară cu cea pentru jurnalul contabilul.

În final, jurnalul nou-creat se va regăsi în lista de ”Jurnale Generale” și se va putea lucra cu el:

Dacă vă interesează și alte funcționalități din Dynamics NAV, puteți consulta pagina : Resurse Dynamics NAV (Navision)