Dynamics NAV (Navision) – Definire serii de numere document pe loturi contabile

În sistemul ERP Microsoft Dynamics NAV seriile numerice sunt folosite pentru asignarea unor coduri unice  nomenclatoarelor (articole, furnizori, clienți etc.) și documentelor (comenzi, facturi, recepții etc.). Definirea acestor serii numerice se realizează în cadrul procesului de  implementare, iar fiecare modul din Dynamics NAV are o tabelă de parametrizări unde se specifică și seriile numerice ce se folosesc pentru operarea în modulul respectiv.

Pe lângă aceasta însă, utilizatorii pot să folosească aceste serii numerice și pentru a genera automat numere de documente atunci când operează din jurnale, scurtând timpul de lucru și asigurând și o trasabilitate mai bună a tranzacțiilor. O situație potrivită pentru un astfel de scenariu e aceea când se operează note contabile diverse în jurnalele contabile.

Să presupunem că vrem să înregistrăm niște note contabile. Începem prin a deschide un jurnal contabil general:

În cadrul jurnalului avem un lot pentru note contabile diverse și vrem să-i asignăm acestuia o serie de numere de documente, care să se genereze automat la crearea fiecărei linii din lot. Pentru aceasta, deschidem lista loturilor contabile, aici avem mai multe câmpuri, printre care ”Serie numerică” și ”Serie nr. înregistrare”. În câmpul ”Serie numerică” vom selecta o serie numerică care va aloca un număr de document temporar în liniile de jurnal contabil. Câmpul ”Serie nr. înregistrare” va fi folosit atunci când se înregistrează liniile în contabilitate. Pentru a le completa însă, trebuie mai întâi să dăm clic pe butonul ”Editare listă”:

După ce lista devine editabilă, dacă ne poziționăm pe câmpurile respective, vom putea selecta pe aceste câmpuri serii numerice din lista seriilor numerice deja definite. Dacă nu vă este familiar modul de definire a seriilor numerice, vă recomandăm articolul: Parametrizare serii numerice în Dynamics NAV

După ce am făcut această parametrizare, dacă vom crea linii de jurnal contabil, sistemul va genera automat numere temporare de document, de exemplu în imaginea de mai jos avem numărul de document ”NT000002”

Dacă înregistrăm liniile în contabilitate, în evidențele contabile vom avea numerele de document din seria cu numere de înregistrare – în cazul de față ”NC000001”:

Utilizarea ambelor serii nu este obligatorie, putem să folosim doar valorile din câmpul ”Serie numerică”, dar recomandăm utilizarea ambelor serii, fiindcă în acest fel se asigură  o continuitate în seria numerelor de document.

Liniile de jurnal contabil se pot șterge, adăuga și iar șterge, și de fiecare dată sistemul generează un număr de document nou din serie. Dacă folosim o singură serie, două înregistrări succesive din același lot contabil ar putea avea numere de document ce nu respectă succesiunea; de exemplu, înregistrăm  o tranzacție cu numărul  NT000003, apoi adăugăm niște linii de jurnal cu numerele NT000004 și NT000005, pe care le ștergem. Apoi, mai înregistrăm în contabilitate o tranzacție cu NT000006. Atunci când vom face o analiză a înregistrărilor, ne vom întreba ce s-a întâmplat cu documentele NT000004 și NT000005 ? În cazul în care avem o serie dedicată și pentru înregistrare nu avem astfel de dileme, iar din serie nu vor ”lipsi” numere de document.

Dacă vă interesează și alte funcționalități din Dynamics NAV, puteți consulta pagina : Resurse Dynamics NAV (Navision)