Înregistrare rapidă încasări în Dynamics NAV (Navision)

Operarea încasărilor de la clienți se realizează în Dynamics NAV  prin intermediul jurnalelor contabile și se poate realiza fie manual, prin completarea liniilor de jurnal cu datele din extrasul de bancă, fie automat, prin importul datelor din extras. Întrucât formatul fișierelor cu datele tranzacțiilor bancare diferă de la bancă la bancă, este necesară o dezvoltare care să preia datele din extras. Kepler Management Systems oferă clienților săi această funcționalitate de import extrase bancare, dar chiar și așa, utilizatorul trebuie să verifice liniile de jurnal înainte de înregistrare.

Există însă și o altă modalitate de a opera încasările, mai puțin cunoscută  și utilizată, dar care se poate dovedi viabilă în anumite scenarii de lucru. În esență, se accesează intrările deschise din tabela de clienți și se bifează facturile care figurează ca încasate în extras, apoi sistemul face singur înregistrarea încasărilor. Desigur, ulterior utilizatorul trebuie să înregistreze tot din jurnale contabile celelalte elemente din extras: plăți furnizori, comisioane etc.

În continuare, vom arăta cum se configurează și utilizează această funcționalitate. Mai întâi, trebuie trebuie să accesăm calea: Departament->Management Financiar->General->Parametrizare Evidență Plată

În această fereastră vom selecta șablonul și lotul în care se vor realiza încasările, precum și contul bancar prin care se vor realiza încasările. Mai avem și două câmpuri cu opțiuni, unul specifică dacă contul bancar va fi completat întotdeauna implicit de către sistem – nu există motiv să fie altfel, iar celălalt  specifică dacă să se completeze automat sau nu data de înregistrare a încasării (apare ca dată de recepție în fereastra de încasări). Dacă se bifează această opțiune, va apărea implicit ziua de lucru curentă.

Atunci când selectăm lotul prin care se vor realiza încasările, trebuie să avem grijă ca pe lot să fie parametrizată o serie numerică care va fi folosită pentru asignarea automată a unor numere de documente ce vor fi folosite la înregistrarea tranzacțiilor prin lotul contabil.

Odată parametrizarea realizată, putem începe procesarea extraselor de bancă. Pentru aceasta, vom accesa calea: Departament->Management Financiar->Management Lichidități->Înregistrare Plată

Se va deschide o fereastră care conține toate intrările deschise de la clienți. Pentru a marca o factură ca încasată, e suficient să bifăm câmpul ”Plată realizată”. În cazul în care avem o încasare parțială, putem edita câmpul ”Suma recepționată” și trece acolo valoarea încasării parțiale.

În această fereastră se pot efectua și filtrări sau căutări după numărul de document și după client. După ce se marchează toate încasările, se dă pe clic pe butonul ”Înregistrare plăți”. Dacă vrem să înregistrăm printr-un singur document de plată încasarea mai multor facturi de la un client, folosim butonul ”Înregistrare ca plată globală”.

În final, încasările se vor înregistra în contabilitate, purtând numărul de document din seria asignată pe lotul de bancă.

Așa cum spuneam, pe un extras de bancă există și alte elemente (comisioane, dobânzi, plăți) care trebuie înregistrate și ele. Totuși, dacă aveți extrase de bancă cu foarte multe încasări și vreți să le înregistrați rapid, acest mod de lucru ar putea fi cea mai bună soluție.

Dacă vă interesează și alte funcționalități din Dynamics NAV, puteți consulta pagina : Resurse Dynamics NAV (Navision)