Înștiințări plată în Dynamics NAV (Navision)

Se întâmplă frecvent ca clienții unui companii să întârzie plata facturilor, iar în acest caz companiile trimit clienților avertismente și notificări. Acestea trebuie să conțină informaţii precum suma datorată, facturile care compun debitul, data inițială de scadență și eventuale penalități de întârziere.

În Dynamics NAV (Navision) astfel de documente se pot genera prin intermediul unei funcționalități numită ”Înștiințări”, despre care vom discuta în articolul de față. Întrucât funcționalitatea este destul de complexă, în acest articol vom descrie doar modul de parametrizare a înștiințărilor, urmând ca într-un articol ulterior să prezentăm și cum se emit acestea.

Primul pas în parametrizare este crearea unor termeni înștiințare. În acest scop, în Dynamics NAV accesăm calea: Departamente->Management Financiar->Creanțe Parametrizare->Termeni înștiințare

Se va deschide o listă, unde vom trece pe  o linie goală un cod și o descriere a termenului de înștiințare. Avem posibilitatea să precizăm un număr maxim de înștiințări pe care să le emitem în cadrul acestui termen. Tot aici putem preciza o sumă minimă pentru care dorim să emitem înştiinţarea, precum şi dacă dorim să înregistrăm dobânzi şi taxe suplimentare de întârziere. Pentru a nu complica prezentarea, presupunem că vom emite înştiinţări fără un calcul de penalităţi.

Dupa ce am definit termenul de înşiinţare, vom creea niveluri de înștiințare, mergând pe tab-ul ”Navigare” și dând clic pe butonul ”Niveluri”. Nivelurile stabilesc succesiunea în timp a emiterii înștiințărilor, după un anumit scadențar.

De exemplu, în pagina de mai sus am setat 3 niveluri de înștiințare. Primul nivel se activează după ce a trecut o săptămână de la depășirea datei de scadență – am setat valoarea câmpului ”Perioadă de grație” cu valoarea 1W (week). După emiterea primei înștiințări, putem avea o  nouă scadență a documentului, stabilită în câmpul ”Calcul dată scadență”, care în cazul de față este de 5 zile. Dacă trec și cele 5 zile de la prima înștiințare, pentru nivelul 2 al înștiințării avem stabilită o perioadă de grație de 2 săptămâni, după care putem emite o nouă înștiințare. Nivelul 3 al înștiințării e stabilit la o lună (1M) de la emiterea înștiințări din nivelul 2. În cazul în care nu am stabilit la nivelul termenului de înștiințare un număr maxim de înștiințări, vom putea emite câte o nouă înștiințare în fiecare lună. Precum se vede, sistemul este flexibil și probabil că acoperă cele mai multe scenarii de lucru posibile în astfel de situații.

Odată ce am setat nivelele de înștiințare, putem stabili textele care să se afișeze în antetul și subsolul înștiințării care va fi transmisă clientului. Pentru aceasta, mergem pe tab-ul ”Navigare” din fereastra cu nivelurile de înștiințare și dăm clic pe butoanele ”Text de început”/ ”Text de sfârșit”. Se va deschide o nouă fereastră unde putem introduce textul:

Următorul pas este să asignăm pe fișa clientului termenul de înștiințare. În acest scop, intrăm pe fișa clientului, pe tab-ul ”Plăți” și selectăm termenul pe câmpul ”Cod termeni înștiințare”.

Dacă vă decideți să folosiți această funcționalitate și aveți deja mulți clienți în nomenclator, puteți să importați termenul  de înștiințare pe fișele mai multor clienți, folosind funcționalitatea RapidStart, pe care am descris-o în  articolul  Import date în Dynamics NAV cu serviciile RapidStart

De asemenea, pentru a vă ușura lucrul, puteți stabili un șablon care să fie utilizat la  crearea  noilor clienți, termenul de înștiințare completându-se automat. Pentru lucrul cu șabloane, vezi:  Șabloane Date Master în Dynamics NAV

Parametrizarea fiind încheiată, într-un articol viitor vom prezenta modul de emitere a înștiințărilor de plată.

Dacă vă interesează  și alte  funcționalități oferite de  sistemul ERP Dynamics NAV (Navision), mai nou denumit Dynamics 365 Business Central, puteți să vă abonați la newsletter-ul realizat lunar de Kepler Management Systems. Veți fi la curent cu ultimele noutăți, dar și cu diverse oferte și promoții!

Link Abonare Newsletter