Definire conturi contabile în Dynamics NAV (Navision)

Planul de conturi al unei companii are o structură care trebuie să respecte reglementările contabile, dar să și reflecte nevoile de analiză financiară ale companiei. De obicei, în cadrul unei implementări de Dynamics NAV (Navision) nu se pornește de la zero cu planul de conturi, ci se preia din vechiul sistem, eventual  cu unele ajustări care se stabilesc în cadrul fazei de analiză a implementării.

De-a lungul timpului poate apărea însă necesitatea creării unor conturi contabile noi și de aceea ne-am propus să prezentăm modul în care se creează un cont nou în Dynamics NAV. Este o prezentare mai detaliată, iar scopul ei este și acela de a releva multitudinea de capabilități pe care sistemul le oferă.

Accesul la ”Planul de Conturi” în Dynamics NAV se face urmând calea:

Departmente -> Management Financiar -> Contabilitate -> Plan de conturi

Se va deschide lista cu conturile contabile deja existente, iar pentru a crea o fişă de cont contabil, dați clic pe butonul ”Nouă”. Se va deschide o fișă goală de cont contabil. În continuare, vom menționa și explica cele mai importante elemente care trebuie completate în fișa contului contabil. În imaginea de mai jos  aveți o fișă de cont contabil deja definită.

Informația de pe fișa contului contabil este structurată în mai multe tab-uri, pe care le vom prezenta pe rând.

Câmpurile de  pe tab-ul ”General”

Nr. – aici se va introduce simbolul contului. Atunci când introduceți numărul e bine să țineți cont de tipul de cont (sintetic 1, sintetic 2 sau analitic) și de regula generală în baza cărora s-au constituit numerele celorlalte conturi contabile;

Nume – în acest câmp va fi trecută denumirea contului;

Rezultat/Bilanţ – în acest câmp se poate specifica dacă acest cont este unul de bilanţ sau de rezultat (cont de venituri sau de cheltuieli);

Categorie Cont/Subcategorie cont –  puteți selecta din opțiunile existente, pentru a categorisi contul în vederea unor raportări financiare predefinite în sistem. Această funcționalitate e disponibilă începând cu versiunea Dynamics NAV (Navision) 2017;

Activ/Pasiv – în acest câmp putem preciza funcţia contabilă a contului, alegând una din opţiunile existente (activ, pasiv sau bifuncţional). Atenţie, opţiunea pe care o selectaţi aici are consecinţă asupra modului de calcul al rulajelor în rapoarte (Ex. Balanţa de Verificare);

Tip cont – în acest câmp se poate alege din lista opţiunilor existente care este tipul contului. Opţiunile relevante sunt ”Înregistrare” – care se folosește pentru conturile pe care se înregistrează tranzacții sau ”Total”, pentru conturile care totalizează sumele din mai multe conturi;

Totalizare – acest câmp se completează pentru conturile care sunt de totalizare, precizându-se care sunt conturile ale căror sume sunt totalizate;

Cont de reconciliere – în acest câmp se precizează dacă acest cont contabil va fi inclus în ”Fereastra de Reconciliere” din Jurnalul General. Reconcilierea este o funcționalitate disponbilă în Jurnalul General care vă permite să vizualizați soldul  contului contabil care va apărea dacă se vor înregistra liniile jurnalului. E util atunci când vrem să știm cum va fi afectat soldul contului de liniile de jurnal neînregistrate încă.

Înregistrare directă – în acest câmp se poate marca printr-o bifă dacă se pot face înregistrări direct pe acest cont contabil. Dacă contul este asociat unor grupe de înregistrare (clienţi,furnizori, conturi bancare,stocuri), nu este recomandată marcarea acestei bife.

Câmpurile de  pe tab-ul ”Înregistrare”

Grupă înregistrare contabilă produse – în acest câmp se poate selecta un cod pentru grupa de înregistrare în contabilitate a produselor.

Grupă înregistrare TVA produse – în acest câmp se introduce o grupă de înregistrare TVA pentru produse;

Completarea grupelor apare în cazul în care aceste conturi sunt folosite în facturi (ex. Cheltuieli cu serviciile). Pentru o descriere privind funcționarea grupelor de înregistrare puteți consulta articolul :  Grupele de înregistrare în Dynamics NAV

Câmpurile de pe tab-ul ”Raportare”

Cont închidere – în acest câmp se trece contul de închidere rezultat (121), în cazul în care contul este un cont de cheltuială sau de venit.

Analitic/Sintetic 1/Sintetic 2 – se va selecta una din opțiuni, funcție de natura contului. Opțiunea are relevanță pentru afișarea conturilor în raportul ”Balanța de Verificare”.

Asociere dimensiuni (centre de cost) pe fișa contului contabil

În cazul în care se dorește asocierea unor dimensiuni (centre de cost) pe fișa contului, se poate face acest lucru dând clic pe butonul ”Dimensiuni”  și completând informația în fereastra afișată (vezi foto).

Pentru mai multe detalii privind parametrizarea dimensiunilor vă recomandăm articolul: Parametrizare dimensiuni (centre de cost) în Dynamics NAV

Așa cum poate ați observat, în prezentarea tab-urilor din fișa contului nu am menționat pe cele numite ”Consolidare” și ”Managementul Costurilor”. Primul e asociat unei funcționalități care permite consolidarea datelor contabile într-o companie mamă, al doilea e legat de modulul de ”Contabiltatea Costurilor” (Cost Accounting). Pe ambele le vom prezenta în cadrul unor  viitoare articole dedicate.

Dacă vă interesează și alte funcționalități din Dynamics NAV, puteți consulta pagina : Resurse Dynamics NAV (Navision)