Operare jurnale contabile în Dynamics NAV (Navision)

În sistemul ERP Microsoft  Dynamics NAV (Navision)  majoritatea tranzacțiilor se înregistrează în cadrul modulelor operaționale: facturile în modulele de cumpărări și vânzări, bonurile de consum în modului de stocuri, comenzile de producție în modulul de fabricație etc. Având în vedere faptul că modulele operaționale sunt integrate cu contabilitatea prin intermediul grupelor de înregistare, rezultă astfel majoritatea notelor contabile.

Există însă și operațiuni specifice departamentului contabil, iar cele mai multe se operează prin intermediul Jurnalelor Contabile. Vorbim aici de operațiuni privind casa, banca, salariile, deconturi, închidere lună etc.

În continuare, vom discuta despre câteva caracteristici ale Jurnalelor Contabile și despre modul de lucru cu ele.

Pentru a accesa Jurnalele Contabile în Dynamics NAV (Navision) urmăm calea:

Departamente->Management Financiar->Contabilitate->Jurnale Generale

Se va deschide o listă cu tipurile de jurnale contabile care au fost definite în prealabil. E necesar să menționăm că acestea se stabilesc în cadrul implementării și variază de la companie la companie. Totuși, e tipic să se definească jurnale separate pentru casă, bancă, închiderea de venituri și cheltuieli, deconturi etc.

Din listă alegem unul din jurnale și dând clic pe butonul ”Ok” vom ajunge în forma de jurnal contabil, unde se face operarea propriu-zisă. În imaginea de mai jos puteți vedea o astfel de formă:

În partea de sus a formei puteți observa că avem un câmp ”Nume lot” cu o valoare selectabilă dintr-o listă. Loturile sunt subdiviziuni ale jurnalului, forme separate pentru lucrul în același tip de jurnal. Putem crea loturi fie pentru a diferenția între tipurile de înregistrări pe care le facem în jurnal, fie pentru a oferi accesul simultan al mai multor utilizatori la același jurnal. De pildă, dacă avem un jurnal de casă la o companie care are 5 filiale răspândite în teritoriu și toate au operațiuni de casierie, în acest caz în cadrul jurnalului de casă vom crea lot pentru fiecare filială.

Pentru a înregistra tranzacții, vom completa informația în liniile de jurnal. În orice sistem contabil/ERP este necesar să completăm un minimum de informație pentru a înregistra o notă contabilă. Vom exemplifica cu un tip simplu de notă contabilă, de exemplu o subscriere de capital social :  456 = 1011.

Avem aici completate următoarele:

Dată înregistrare – este data la care vom înregistra în contabilitate operațiunea.

Nr. document –  orice înregistrare în contabilitate trebuie să aibă un număr document. În Dynamics NAV avem posibilitatea să definim o serie numerică care să genereze automat numărul de document sau să introducem manual numărul de document.

Tip și nr. cont – stabilim ce tip de entitate vom opera în Dynamics NAV și  selectăm din listă numărul acesteia. Pe lângă conturile contabile propriu-zise, aici mai putem selecta conturi  de tip bancar, client, furnizor, mijloc fix, partener intecompanie. În cazul de față, am selectat conturi contabile.

Sumă debit, Sumă credit – sunt sumele care se trec în debitul, respectiv creditul conturilor.

Acestea sunt informațiile minimale care trebuie introduse în jurnalele contabile. Să luăm însă un exemplu mai complex, precum cel din imaginea de mai jos:

În acest caz avem de-a face cu o monografie contabilă de tip unul la mai multe. Avem o plată dintr-un cont bancar către un cont de furnizor și înregistrare unui comision bancar, pe contul contabil de cheltuială. Față de monografia anterioară, am completat în plus:

Tip document – în acest caz e vorba de o plată, putem alege și alte tipuri – gen factură sau notă de credit, dar folosirea lor e cu titlu excepțional, fiindcă pentru acestea în Dynamics NAV (Navision) există forme dedicate.

Tip doc. Aplicare-la și Nr. doc aplicare-la –  aceste câmpuri stabilesc legătura între documentele de semn contrar, pentru a putea realiza urmărirea la nivel de document pentru furnizori și clienți. În cazul de față fiind vorba de o plată, o asociem unei facturi deschise de la furnizor.

Trebuie să menționăm că exemplificările pe care le-am folosit sunt pentru a ilustra cât mai bine modul de funcționare a Jurnalelor Contabile, dar în operarea curentă există și alte opțiuni de lucru, vezi  articol: Dynamics NAV (Navision) – operare jurnale contabile cu cont corespondent

Dacă vă interesează și alte funcționalități din Dynamics NAV, puteți consulta pagina : Resurse Dynamics NAV (Navision)