Grupele de înregistrare în Dynamics NAV

În Microsoft Dynamics NAV (Navision) grupele de înregistrare fac legătura între modulul financiar-contabil și celelalate module operaționale (vânzări,cumpărări, stocuri, producție, service etc.). Prin intermediul lor, la înregistrarea tranzacțiilor sumele se duc în contabilitate fără ca operatorul să fie nevoit să cunoască conturile contabile asociate fiecărui tip de tranzacție.

Grupele de înregistrare sunt un concept cheie în Dynamics NAV, implementarea sistemului depinde esențial de buna lor înțelegere și configurare. Grupele de înregistrare sunt de trei feluri :

• Grupe de înregistare generale
• Grupe de înregistare specifice
• Grupe de înregistrare TVA

Grupele de înregistrare generale

Grupele de înregistrare generale sunt folosite pentru a defini conturile de venituri și cheltuieli asociate tranzacțiilor (conturile de clasă 6 și 7).

Ele se subîmpart în:

• Grupe de Înregistrare Operațiuni Economice
• Grupe de Înregistrare Produs

Grupele de Înregistrare Operațiuni Economice – specifică tipurile de parteneri  cu care facem tranzacții, adică clienți și furnizori. Grupele de înregistrare se asociază pe fișa fiecărui client sau furnizor. Definirea grupelor de operațiuni economice se face după diverse criterii – arie geografică, tipul de afacere și de industrie. Ele rezultă în urma analizei de business  premergătoare implementării și se stabilesc de către implementator împreună cu clientul. În imaginea de mai jos vedeți grupe definite după criteriul geografic.

Grupele  de Înregistrare  Produs – specifică ce anume tranzacționăm: mărfuri, materii prime, servicii etc. În sistem ele se asociază pe fișele de articol, resursă cont contabil sau centru mașină și sunt specifice tipului de activitate al companiei.

Parametrizare grupe generale

Asocierea între grupe și conturile contabile se face într-o fereastră de tip matrice în care, la fiecare combinație dintre o Grupă Înregistrare Operațiuni Economice și Grupă Înregistrare Produs se trec conturile contabile de  cheltuială și venit. Această parametrizare nu doar că facilitează contarea automată a tranzacțiilor, ci ne ajută și la instituirea unor reguli de afaceri, prin stabilirea unor compatibilitățile între tipurile de parteneri (grupele de operațiuni economice)  și tipurile de produse (grupele de produs). Altfel spus, dacă încercăm să realizăm o tranzacție care nu a fost parametrizată, sistemul va genera o eroare și nu va permite tranzacția.

Grupele de înregistrare specifice

Grupele de înregistrare specifice fac maparea între entitățile din Dynamics NAV pentru care există urmărire analitică și conturile bilanțiere asociate acestora. Avem grupe de înregistrare specifice pentru:

• Clienți
• Furnizori
• Stocuri
• Mijloace Fixe
• Conturi Bancare

Utilizarea grupelor de înregistrare specifice aduce avantajul păstrării unui plan de conturi cât mai ”curat”, fără multe analitice, urmărirea analitică realizându-se în cadrul modulului operațional. Mai mult, ele pot fi folosite pentru analiza defalcată,  toate rapoartele standard din Dynamics NAV permițând filtrarea după grupele de înregistrare.

Grupele de înregistrare TVA

Similar cu grupele de înregistrare generale, grupele de înregistrare TVA se împart în:

• Grupe Înregistrare TVA Operațiuni Economice – asociate partenerilor
• Grupe Înregistrare TVA Produs – asociate elementelor care se tranzacționează

Pe aceeași filozofie a grupelor generale, grupele de TVA se parametrizează într-o fereastră de tip matrice, unde se stabilesc pentru fiecare combinație de Grupă Înregistrare TVA Operațiuni Economice și Grupă Înregistrare TVA Produs – conturile de tva la cumpărare și vânzare, modul de calcul al TVA-ului, procentul de TVA, coloana pe care va apărea în jurnalele de TVA etc.

Această modalitate de configurare asigură flexibilitate în cazul apariției unor noi situații privind înregistrarea și raportarea TVA-ului.

Concluzii

Grupele de înregistrare conferă Dynamics NAV  posibilitatea de a se adapta la diverse scenarii de lucru, fără să fie necesară încărcarea planului de conturi cu analitice. Posibilitățile de urmărire și raportare pot fi amplificate dacă grupele sunt parametrizate adaptat nevoilor companiei. Mai mult, printr-o corectă configurare a grupelor vă puteți asigura că în sistem se vor înregistra doar tranzacțiile care sunt permise de logica de afaceri a companiei dvs.

Dacă vă interesează și alte funcționalități din Dynamics NAV, puteți consulta pagina : Resurse Dynamics NAV (Navision)