Dynamics NAV (Navision) – urmărire plăți pe factură

Tranzacțiile comerciale între companii presupun mai întotdeauna plata la scadență a datoriilor, operațiunile cu cash având caracter excepțional. În acest context e necesar ca orice aplicație software care gestionează activitatea comercială a  unei companii să ofere posibilitatea de a corela facturile înregistrate în aplicație cu plățile pentru acestea. În final trebuie să se cunoască care facturi au fost plătite și cât a mai rămas de plată pentru fiecare factură în parte.

Modului financiar din cadrul sistemului  ERP Microsoft Dynamics NAV (Navision) realizează această corelare între facturi și plăți prin mecanismul aplicărilor ce se fac odată cu înregistrarea plăților prin bancă/casă. De precizat că în Dynamics NAV există doar conceptul de plată, nu și de încasare, și prin urmare avem fie plăți pe care le realizăm noi către furnizori, fie plăți din partea clientului către noi.

În continuare vom detalia modul de lucru cu aplicări folosind două scenarii de lucru: plata de către un client a unei singure facturi și plata asociată mai multor facturi. Plățile se înregistrează în Dynamics NAV (Navision) prin intermediul jurnalelor contabile. Dacă vreți să știți mai multe despre modul de lucru cu jurnalele contabile în contextul operațiunilor de bancă/casă, vă recomandăm articolul: Dynamics NAV (Navision) – operare jurnale contabile cu cont corespondent

Plata pentru o singură factură în Dynamics NAV (Navision)

În cazul în care se plătește o singură factură aplicarea se poate face în jurnalele contabile pe linia de plată din lotul de bancă. Să luăm de exemplu cazul din imaginea de mai jos:

Avem o plată efectuată de către clientul cu cod ”ACC” în valoare de 476 RON, cu numărul de document ”OP100”. Pentru a efectua aplicarea avem disponibile două câmpuri, ”Tip doc. Aplicare la” și ”Nr. doc. Aplicare la”. Se selectează în primul câmp valoarea ”Factura”. Dacă se dă clic  pe ”săgețica” de pe următorul câmp, se va deschide o listă cu facturile la care se poate aplica:

Pe antet avem elementele plății – numărul de document și suma, pe linii avem facturile la care  putem aplica. Ne poziționăm pe linia cu factura la care dorim să realizăm aplicarea și apoi vom închide fereastra (dând clic pe butonul ”OK”). Vom reveni în linia de jurnal contabil și aici putem observa că acum câmpul ”Nr. doc. Aplicare la” conține valoarea numărului de factură la care aplicăm plata.

Aplicarea propriu-zisă se va face odată cu înregistrarea liniilor de jurnal, când se vor actualiza mai multe  tabele de intrări: intrări contabilitate, intrări client și intrări cont bancar.

Plata mai multor facturi în Dynamics NAV (Navision)

În cazul în care primim de la client o plată pentru mai multe facturi, vom folosi o altă modalitate de aplicare. Tot din linia de jurnal cu plata, se dă clic pe butonul ”Aplicare intrări”:

Se va deschide aceeași fereastră precum cea de la plata unei singure facturi, dar aici vom opera diferit.

În exemplul dat pe antet avem o plată cu număr document ”OP101” în valoare de 5000 RON, valoare care se poate aplica mai multor facturi. Aplicarea se face poziționându-ne pe linia de factură la care vrem să aplicăm și dând clic pe butonul ”Setare ID Aplicare-la”. Confirmarea că am realizat aplicarea este apariția numărului de document al plății pe linia respectivă. Dacă ne răzgândim, putem dezaplica dând clic pe același buton.

Observați că în subsolul ferestrei din imaginea de mai sus, avem și câmpurile ”Sumă aplicată”, ”Sumă disponibilă” și ”Sold”. Primul câmp ne spun cât s-a aplicat la un moment dat, al doilea care e suma totală a plății, iar al treilea arată diferența dintre cele două. E important să urmărim valoarea acestor câmpuri, fiindcă, în cazul în care aplicăm o plată la mai multe facturi, e posibil să fie necesar să facem și aplicări parțiale. În cazul de față, din cei 5000 de RON, am aplicat deja 4935,60 RON și a rămas un sold neaplicat de 164,40 RON. Ca să închidem plata vom face o aplicare parțială la o altă factură – vezi foto mai jos:

Am realizat o a treia aplicare, la factura ”KMS-19-0372”. Pentru a realiza aplicarea corect, este necesar ca în câmpul ”Sumă de aplicat” să trecem valoare soldului anterior – 164,40 RON, astfel încât, atunci când închidem fereastra de aplicare, valoarea câmpului ”Sold” să fie zero.

Vizualizarea stării aplicărilor în Dynamics NAV (Navision)

Gradul corelării plăților cu facturile poate fi vizualizat în tabela ”Intrări registru client”. Evidența detaliată a intrărilor pentru fiecare client se ține în această tabelă, care poate fi accesată din fișa clientului. Vom discuta detaliat într-un articol viitor despre conținutul acestei tabele, acum ne interesează cum putea vedea în sistem consecințele aplicărilor. În imaginea de mai jos avem intrări registru client pentru clientul care a efectuat cele două plăți către noi, cu ”OP100” plata unei singure facturi și cu ”OP101” plata mai multor facturi:

Putem observa că primele două linii din fereastră, cele cu număr document ”OP100” și ”OP101”, au la câmpul ”Sumă rămasă” valoarea zero, ceea ce înseamnă că au fost aplicate în integralitate.  Dacă ne uităm mai jos, pe  linia cu factura ”KMS-19-0372” avem o  sumă rămasă de 1930,63 RON, diferită de de suma facturii de 2095,03. Diferența este chiar aplicarea parțială de 164,40 RON, pe care am realizat-o mai devreme.

Ca să vedem dacă o intrare a clientului a fost sau nu aplicată integral, avem la dispoziție câmpul ”Deschis”, care este un câmp de tip logic – vezi foto – în dreapta câmpului ”Sumă rămasă”. Dacă câmpul este bifat intrarea este deschisă, se mai poate aplica, dacă nu aplicarea a fost realizată în integralitate.

Dacă vă interesează și alte funcționalități din Dynamics NAV, puteți consulta pagina : Resurse Dynamics NAV (Navision)