Dynamics NAV – generarea facturilor din contracte

Tranzacțiile economice  între parteneri au la bază o relație contractuală, iar de multe ori contractele specifică în mod clar prețul, cantitatea și perioada  în care bunurile vor fi livrate sau serviciile prestate. În cazul în care tranzacțiile ce decurg din contract sunt recurente, este avantajos  pentru cel care este furnizor să aibă informațiile din contract într-o formă care să permită generarea facilă a facturilor de vânzare.

În Microsoft Dynamics NAV  există o modalitatea de a înregistra contractele prin intermediul Comenzilor Generale (de cumpărare sau vânzare), care oferă posibilitatea definirii articolelor care fac obiectul contractului. La momentul când articolele trebuie livrate, din comanda generală se generează o comandă obișnuită, din care se face apoi livrarea și facturarea.

Totuși, această soluție nu satisface toate nevoile; nu se pot urmări costurile/veniturile asociate contractului, nu se poate vedea care contract este la scadență și trebuie facturat sau când expiră acesta.

O soluție mai bună pentru urmărirea contractelor este utilizarea funcționalităților din modulul de Lucrări (Proiecte). Kepler Management Systems, furnizor de servicii de implementare și suport al sistemului ERP Microsoft Dynamics NAV, folosește aceste  funcționalități pentru gestionarea contractelor sale, iar în continuare vă vom arăta cum se configurează contractele și cum se realizează facturarea lor.

Crearea contractului în modulul de Lucrări

Putem asimila cu ușurință contractul unui proiect și de aceea, pentru fiecare contract, vom defini o lucrare. Pe fișa lucrării vom defini elementele contractului: client, nr. contract, dată de început și dată de sfârșit, obiectul contractului.  În imaginea de mai se jos este fișa unui contract  pentru un abonament de suport tehnic.

Crearea  elementelor de facturat din contract

Lucrările sunt constituite din diverse activități (etape ale proiectului), iar pe fiecare activitate se pot defini linii activitate lucrare, care conțin resursele ce se consumă  și care apoi vor fi facturate clientului. Dacă serviciile sunt recurente, liniile de facturat se pot crea automat, prin intermediul unui proceduri. În imaginea de mai jos, se creează liniile pentru un abonament de suport pe anul 2018.  Se introduc data de început a contractului, perioada de facturare, resursa care se facturează, cantitate și preț.

După rularea procedurii, se vor crea liniile de facturat pe întreaga perioadă definită.

Facturarea contractelor

Facturarea contractelor se poate face cu ușurință din modulul de Lucrări. Centrul de roluri ”Project Manager” afișează un indicator cu toate facturile din contracte ajunse la scadență, iar prin procedura ”Lucrare creare factură vânzare” creați toate facturile de vânzare  din contracte care sunt scadente la un moment dat.

Facturile astfel generate ajung în modulul de ”Vânzări și Creanțe”. Acolo mai puteți face o ultimă verificare și înregistra în contrabilitate.

Beneficiile  facturării contractelor din Modului de  Lucrări

Utilizând fluxul descris mai sus, aveți următoarele beneficii:

• O evidență clară a contractelor în sistem, cu toate elementele lor definitorii: client, durată contract, preț, valoare facturată, valoare rămasă de facturat etc. Odată un contract încheiat, el rămâne în istoric cu toate informațiile.
• Facturarea facilă. Practic, odată ce ați definit liniile de activitate lucrare prin procedura automată, facturarea tuturor contractelor se poate face printr-o singură operațiune.  Aveți posibilitatea să definiți contractul și în valută, iar facturarea să se efectueze în moneda națională, conversia de curs realizând-o sistemul.
• Urmărire profitabilitate contract. Pe un contract puteți înregistra costuri, inclusiv facturi ale subcontractanților. În modulul de Lucrări exisă rapoarte care arată profitabilitatea pe lucrare.
• Bugetare costuri/venituri pe contract. Puteți bugeta costurile și veniturile pe un contract, iar apoi să le comparați cu cele efectiv realizate.

Pentru mai multe detalii, nu ezitați să ne contactați!

Dacă vă interesează și alte funcționalități din Dynamics NAV, puteți consulta pagina : Resurse Dynamics NAV (Navision)