Inventarul fizic în Dynamics NAV (Navision)

Reglementările financiar-contabile impun ca într-o companie cel puțin anual să se realizeze o inventariere a elementelor de activ şi de pasiv, executată la sfârșitul exercițiului financiar. În cadrul inventarierii elementelor de activ stocurile sunt cele care necesită cel mai însemnat volum de muncă. Mai întâi, se face o determinare fizică a cantităților existente, iar aceastea se compară cu cantitățile determinate scriptic. Dacă există diferenţe, este necesară introducerea şi înregistrarea acestora în sistemul scriptic.

Pentru a facilita această operațiune, în Dynamics NAV (Navision) există un jurnal de stocuri dedicat, numit  ”Jurnal Inventar Fizic”.

Accesul în aplicație se face urmând calea: Departament->Depozit->Stocuri->Jurnale Inventar Fizic (vezi foto)

Jurnalul de inventar fizic arată ca un jurnal de stocuri obișnuit, doar că el are o funcție specială, numită ”Calcul stocuri”. Prin apelarea acesteia putem aduce în liniile jurnalului toate stocurile existente la o anumită dată, într-o anumită locație.

Așa cum puteți observa în imaginea de mai sus, în linile jurnalului avem două coloane, ”Cantitate (calculată)” și ”Cantitate (inventar fizic)”. În prima sunt cantitățile disponibile în sistem la momentul inventarierii (scripticul).  În a doua se vor trece cantitățile care vor rezulta din efectuarea inventarului fizic, pe teren.

Pentru obținerea listei necesare inventarului fizic, din liniile jurnalului se va apela funcție de imprimare rezultând o listă care va fi folosită de către cei care realizează inventarierea:

Inventarul propriu-zis presupune activități de numărare, cântărire, măsurare etc., iar în urma acestora va rezulta o listă de inventariere completată cu ceea ce s-a găsit fizic în locație. Pe baza acestei liste, în jurnalul de inventar fizic se vor trece în coloana ”Cantitate (inventar fizic)” cantitățile rezultate din inventariere. În cazul în care între cantitățile calculate din Dynamics NAV și cantitățile identificate fizic există diferențe acestea se vor reflecta în stocul din sistem la momentul când se vor înregistra liniile din  jurnalul de inventar fizic.

Înregistrarea va actualiza datele din sistem și va elimina diferența dintre evidența scriptică și cea de pe teren. Ceea ce e demn de semnalat aici e faptul că avem o trasabilitate completă asupra întregii acțiuni de inventariere. Astfel, avem pe de o parte  în sistem intrările de registru articol care au fost generate ca urmare  a înregistrării diferențelor (ajustări pozitive sau negative) descoperite între cantitatea calculată și cea fizică :

La înregistrarea jurnalului de inventar fizic sistemul creează însă și  niste intrări specifice, numite intrări registru inventar fizic, câte o intrare pentru fiecare linie care a fost prezentă în jurnal.

Avem astfel o evidență o tuturor articolelor care au existat în lista de inventariere, confirmând faptul că toate articolele au fost supuse inventarierii.

Dacă vă interesează și alte funcționalități din Dynamics NAV, puteți consulta pagina : Resurse Dynamics NAV (Navision)