Planificare timp angajați pe activități și proiecte în Dynamics NAV (Navision)

Economia actuală este o în primul rând o economie a serviciilor, în care resursa umană joacă un rol hotărâtor. De aceea, companiile au nevoie de instrumente prin care angajații să-și poată planifica ferm activitățile pe care le desfășoară, astfel încât să existe o transparență privind timpii alocați pe diverse tipuri de activități și proiecte, cu posibilitatea de a urmări ulterior gradul în care s-a realizat planificarea.

Pentru aceasta, sistemul ERP Microsoft Dynamics NAV (Navision) oferă o funcționalitate prin care angajații își pot planifica pe o anumită perioadă activitățile, planificare ce poate fi apoi supusă unui proces de aprobare, iar în final, după ce acestea se înregistrează, se poate desfășura și o analiză a ce s-a planificat versus efectiv realizat.

O precondiție pentru realizarea acestei  funcționalități este ca angajații să fie definiți în sistem ca și resurse. De exemplu, să presupunem că avem o angajată a unei firme ce prestează servicii de contabilitate, care dorește să-și  planifice activitățile pentru o săptămână de lucru. În acest scop, va accesa fișa de resursă unde a fost definită și va da clic pe butonul ”Creare foi de timp”:

Se va deschide o formă în care va completa activitățile pe care știe că trebuie să le realizeze în cursul săptămânii viitoare:

Poate defini aceste activități asociate unor lucrări (proiecte) definite în sistem. În acest exemplu lucrările are putea fi chiar clienții firmei de contabilitate, cărora firma trebuie să le presteze diverse servicii. Se pot însă defini și alte activități, asociate comenzilor de service sau de asamblare, sau pentru a înregistra activități neasociate vreunui client anume. În cazul în care sunt activități repetitive, se poate copia informația din foile de timp anterioare, iar dacă pe o lucrare s-au bugetat deja niște activități facturabile, se poate aduce și de acolo informația.

După completarea calendarului activităților în foaia de timp, dacă dăm clic pe butonul ”Trimite”  foaia de timp va fi trimisă spre aprobare, către superiorul ierarhic. De menționat că procesul de aprobare este unul opțional, aprobatorul putând fi definit pe fișa fiecărui angajat.

Urmând exemplul dat mai devreme, aprobatorul va accesa foaia de timp trimisă spre aprobare și va aproba integral sau parțial activitățile definite, având posibilitatea să și editeze alocările de timp, dacă e cazul.

Odată aprobată foaia de timp, angajatul va efectua activitățile, iar la înregistrarea lor în Dynamics NAV va avea, funcție de modulul în care lucrează, posibilitatea de a folosi informația definită în foile de timp. De exemplu, dacă a lucrat pentru lucrări (proiecte), în jurnalul de lucrări va apela o funcție numită ”Sugerare linii din foi de timp”:

Funcția va completa liniile jurnalului de lucrări cu activitățile pe lucrări definite în foaia de timp, iar apoi angajatul poate edita informația, dacă e cazul, sau o poate înregistra ca atare.

După înregistrare, managementul poate urmări evoluția activităților planificate, fiindcă înregistrările sunt vizibile și  pe foile de timp ale fiecărui angajat.

În exemplu dat am subliniat aspectul cantitativ al planificării și urmăririi activităților. În cazul în care se definesc costuri și venituri pe fișele angajaților și pe diversele activități pe care aceștia le realizează, se poate determina productivitatea pe fiecare angajat, foile de timp fiind o funcționalitate care completează un tablou mai larg al posibilităților oferite de către Dynamics NAV (Navision). În acest sens, puteți consulta și articolul:  Planificarea resurselor în Dynamics NAV

Dacă vă interesează și alte funcționalități din Dynamics NAV, puteți consulta pagina : Resurse Dynamics NAV (Navision)