Analize pe dimensiuni (centre de cost) în Dynamics NAV (Navision)

Dimensiunile sunt informații ce pot fi asociate tranzacțiilor în Dynamics NAV și care permit apoi analiza sumelor din contabilitate, realizându-se ceea ce este cunoscut ca contabilitate a costurilor. Dimensiunile se definesc de către fiecare companie, sunt specifice acesteia și pot cuprinde: departamente, produse, agenți de vânzări etc., ceea ce înțelegem noi de obicei prin centre de cost.

Am discutat modul de definire a dimensiunilor într-un articol anterior și, dacă sunteți interesați, îl puteți consulta: Parametrizare dimensiuni (centre de cost) în Dynamics NAV

În articolul de față ne propunem să arătăm cum se folosesc dimensiunile pentru analiza datelor. Pentru aceasta, în Dynamics NAV se pot crea analize pe dimensiuni. Analizele pe dimensiuni extrag datele din tabela contabilitate și din cea cu dimensiuni și le combină în așa fel încât informația să poate fi afișată rapid  și potrivit nevoilor de analiză. În continuare, vă vom arăta cum se construiește o analiză pe dimensiuni și cum se obțin analizele propriu-zise.

Pentru crearea unui analize pe dimensiuni, în Dynamics NAV (Navision) vom urma calea:

Departamente->Management Financiar->Contabilitate->Analiză și Raportare->Analize per Dimensiune

Se va deschide lista cu analizele pe dimensiuni, iar pentru crearea unei analizei noi vom da clic pe butonul ”Nouă” și se va deschide o fișă goală de vizualizare analiză.

Aici vom completa următoarele câmpuri:

Cod – se va introduce un cod care trebuie să o identifice în mod unic;

Nume– se va introduce numele analizei, de preferat să fie ceva descriptiv;

Sursă cont – se indică sursa de unde analiza își va extrage datele, de obicei din conturile contabile, dar există opțiunea de a extrage datele și din conturile de cash-flow, care se definesc în cadrul modulului de Cash-Flow din Dynamics NAV;

Filtru cont contabil – se poate defini un filtru care să indice intervalul de conturi contabile din care analiza își va extrage datele. De exemplu, dacă vrem să analizăm conturile de venituri și cheltuieli, putem pune un filtru pe conturile contabile de clasă 6 și 7;

Comprimare date – specifică nivelul de detaliere  posibil al analizei. Cel mai profund e la nivel de zi, dar datele pot fi agregate la nivel de săptămână, lună, trimestru, an. Recomandarea e să-l setați la nivel de zi, pentru a obține maximum de detalii;

Data de început – specifică data de la care analiza va începe extragerea informațiilor din contabilitate. Nu veți putea efectua analize pe date anterioare acesteia;

Actualizare la înregistrare – în acest câmp de tip bifă se specifică dacă actualizarea datelor din analiză se va face ori de câte ori se înregistrează o tranzacție în sistem. Recomandarea noastră este să nu bifați acest câmp, pentru că poate afecta performanța bazei de date; e mai bine să realizați actualizarea datelor manual, când rulați analize;

Includere bugete – specificați dacă analiza va include sau nu datele din bugetele contabile;

Cod dimensiune (1,2,3,4) – puteți selecta până la 4 dimensiuni care să fie incluse în analiză.

În final, cu câmpurile completate, o fișă vizualizare analiză poate arăta așa:

Atunci când se dorește vizualizare datelor, se actualizează analiza dând clic pe butonul ”Actualizare” (vezi foto mai sus). Cele 3 câmpuri needitabile din partea dreapta-sus a analizei oferă informații detaliate despre procesul de actualizare.

Vizualizarea datelor din analiza pe dimensiuni (centre de cost)

Datele din analiză se pot vizualiza într-o fereastră de tip matrice, ale cărei configurări determină ce va fi afișat. Pentru configurarea acesteia  din listă vizualizare analiză se dă clic pe butonul ”Editare vizualizare analiză”

Se va deschide fereastra numită ”Analiză per dimensiuni” unde puteți face diverse setări privind modul de afișare:

Puteți stabili aici ce să se afișeze pe linii și pe coloane, filtre pe conturile contabile, pe perioadă, pe anumite dimensiuni, modul de afișare a sumelor. Sunt multe opțiuni și cel mai bine e să experimentați pentru a vedea ce face fiecare. În exemplul dat am selectat ca pe linii să se afișeze conturile contabile, iar pe coloane valorile dimensiunii ”Produse”. Rezultatul va arăta așa (se dă clic pe butonul afișare matrice):

Dacă însă setăm ca pe linii să se afișeze dimensiunea ”Tipuri venit” și pe coloane ”Produse”, vizualizarea va arăta așa:

Pe sumele afișate în vizualizare se poate realiza funcția de ”drill-down” pentru a se putea vedea din ce sunt compuse sumele, dând clic pe ele. De asemenea, analiza poate fi exportată în Excel și va rezulta un tabel pivot, unde utilizatorul poate realiza analiza în modul de lucru specific Excel.

Analizele pe dimensiuni sunt un instrument flexibil, care vă permit vizualizarea datelor în diverse moduri și care probabil acoperă cele mai multe scenarii de lucru. Există și opțiunea de a rula în baza vizualizărilor analiză niște rapoarte în formatul clasic, dar din rațiuni de spațiu vom detalia aceste opțiuni într-un articol viitor.

Dacă vă interesează și alte funcționalități din Dynamics NAV, puteți consulta pagina : Resurse Dynamics NAV (Navision)