Utilizare texte extinse în Dynamics NAV (Navision)

În operarea într-un sistem ERP a diverselor documente ce reflectă tranzacții comerciale – oferte, comenzi, facturi, chitanțe, etc., apare adeseori nevoia ca în aceste documente utilizatorul să adauge, în mod repetitiv, diverse texte care aduc un plus de informație, pe lângă elementele definitorii ale documentului.

Dynamics NAV (Navision) vine în întâmpinarea acestei nevoi printr-o funcționalitate prin care se poate asocia un text de dimensiuni mari elementelor care apar în liniile  documentelor, text ce poate fi inserat prin apelare sau în mod automat.  Vom descrie această funcționalitate, pornind de la parametrizarea necesară și până la utilizarea ei efectivă, folosindu-ne de un exemplu.

Să presupunem că vrem să setăm un text extins în fișa unui articol. Pentru aceasta, în fișa articolului ne poziționăm pe tab-ul ”Navigare” și dăm clic pe butonul ”Texte extinse”:

Se va deschide o listă cu textele extinse, iar aici dăm clic pe butonul ”Nouă” și se va deschide o fișă pentru textul extins, unde avem mai multe câmpuri de completat:

Cod limbă – selectăm un cod de limbă, dacă vrem ca textul să fie inserat doar pentru documentele  emise într-o anumită limbă;

Toate codurile de limbă – dacă bifăm acest câmp, textul va fi valabil pentru toate documentele, indiferent de limbă;

Descriere – se completează  o descriere a textului extins, recomandabil e să fie ceva sugestiv;

Dată început, Dată sfârșit – textul extins poate fi valabil pentru o anumită perioadă. De exemplu, putem folosi aceste câmpuri dacă vrem să inserăm un text extins pe durata unei campanii promoționale;

Text – aici se introduc una sau mai multe linii de text.

La final, un text extins completat poate arăta precum în imaginea de mai jos.

Textul extins din imagine conține detalii tehnice privind articolul și o mențiune privind o garanție suplimentară, oferită ca parte a unei promoții.

Există și opțiunea de a stabili în ce zone funcționale și pe ce tipuri de documente este disponibil textul extins, prin bifarea/debifarea unor casete din tab-urile de Vânzări, Cumpărări și Service:

Odată parametrizarea efectuată, putem folosi textul extins în documente. De exemplu, pentru o factură de vânzare cu articolul respectiv putem insera textul extins  poziționându-ne pe linia cu articol și dând clic pe:

Linie->Funcții->Inserare texte extinse:

Se va insera în liniile următoare textul extins, așa cum a fost definit pe fișa articolului:

În cazul în care avem nevoie ca întotdeauna să inserăm textul extins, putem face o setare pe fișă astfel încât textul să se insereze automat pe documente, fără apelarea funcției de inserare. De exemplu, în imaginea de mai jos am activat inserarea automată în fișa unui cont contabil de venituri:

Recomandăm utilizarea textelor extinse în Dynamics NAV ori de câte ori este posibil; îmbunătățește viteza de lucru a utilizatorilor și diminuează erorile la introducerea datelor, mai ales că vorbim de documente ce apar în relațiile cu terții și care  de cele mai multe ori au și valoare juridică.

Dacă vă interesează și alte funcționalități din Dynamics NAV, puteți consulta pagina : Resurse Dynamics NAV (Navision)