Dimensiuni globale în Dynamics NAV (Navision)

În sistemul ERP Microsoft Dynamics NAV, contabilitatea costurilor se realizează prin intermediul dimensiunilor. Dimensiunile (cunoscute și sub denumirea de centre de cost) sunt informații ce se pot asocia tranzacțiilor, fiind definite de către companie și sunt relevante pentru analiza activității acesteia. În felul acesta, se pot urmări costurile și veniturile asociate produselor, proceselor, proiectelor, persoanelor, etc. Am discutat deja pe larg despre rolul și  modalitatea de definire a dimensiunilor în articolul Parametrizare dimensiuni în Dynamics NAV (Navision), iar în articolul de față vom discuta despre un tip special de dimensiuni, denumite și dimensiuni globale.

Mai întâi, să vedem ce sunt dimensiunile globale și cum se disting acestea de celelalte dimensiuni. Pentru aceasta, trebuie să ne referim și la modul în care sunt stocate dimensiunile în Dynamics NAV și cum se realizează raportarea cu acestea. În principiu, în Dynamics NAV se poate defini un număr nelimitat de dimensiuni, dar când acestea sunt asociate tranzacțiilor, ele nu se regăsesc direct în tabelele de tranzacții, ci într-o tabelă separată, la care tranzacțiile fac referință. Pentru realizarea unor analize pe dimensiuni,  Dynamics NAV oferă posibilitate folosirii unor instrumente specifice, care refac această legătură între tabelele de tranzacții și cele de dimensiuni. În baza lor se pot realiza diverse rapoarte pe dimensiuni – vezi  și articolul  Analize dimensiuni în Dynamics NAV.

Dimensiunile globale sunt dimensiuni care fac excepție de la regula menționată mai sus, în sensul în care acestea sunt stocate și în tabelele de tranzacții. De ce e important de știut asta? Deoarece acest lucru înseamnă că ele sunt disponibile pentru afișare și analiză în toate tabelele și rapoartele din Dynamics NAV, așadar fără a fi necesară utilizarea unor analize pe dimensiuni.

Stabilirea dimensiunilor globale se realizează de obicei în cadrul procesului de analiză ce are loc odată cu implementarea sistemului; reprezentanții clientului și consultanții de implementare analizează procesele de afaceri și nevoile de raportare, iar în cele din urmă se stabilesc dimensiunile considerate cele mai importante, ce vor fi utilizate cel mai des. Setarea propriu-zisă a dimensiunilor globale se face de către consultanți în pagina ”Parametrizare contabilitate”. Pentru a verifica dimensiunile globale, le puteți găsi în această pagină, pe tab-ul  ”Dimensiuni”, urmând calea:

Departamente->Management Financiar->Parametrizare->Administrare->Parametrizare contabilitate

Așa cum spuneam, dimensiunile globale se regăsesc în tabelele cu tranzacții și le puteți utiliza pentru a face analize ”ad-hoc”. De exemplu, în imaginea de mai jos avem intrări contabile asociate  contului de cheltuieli cu combustibilul, împreună cu valori ale dimensiunii ”Departament”. Puteți vedea astfel cheltuielile cu combustibilul, defalcate pe departamente, fără a rula analize pe dimensiuni.

Puteți folosi dimensiunile globale și pentru a filtra rapoartele. De exemplu, dacă vrem să rulăm o fișă de cont pe contul de cheltuieli de combustibili, dar vrem să vedem cheltuielile doar pentru departamentul de producție, putem filtra raportul, precum în imaginea de mai jos:

În consecință, raportul va afișa doar cheltuielile asociate departamentului de producție:

În concluzie, este important ca încă de la început să stabiliți, din faza de implementare, care vor fi dimensiunile globale, pentru a putea beneficia de aceste facilități de analiză și raportare. Totuși, în cazul în care, datorită unor modificări intervenite în afacere și în necesitățile de raportare, doriți să schimbați dimensiunile globale, acest lucru este posibil în Dynamics NAV. Ne vom ocupa de acest aspect într-unul dintre viitoarele articole.

Dacă vă interesează și alte funcționalități din Dynamics NAV, puteți consulta pagina : Resurse Dynamics NAV (Navision)