Gestiune obiecte de inventar în Dynamics NAV (Navision)

Obiectele de inventar sunt bunuri ce sunt considerate a fi utilizate pe o perioadă scurtă de timp (sub un an de zile), iar cheltuiala cu ele este recunoscută în contabilitate integral, la data dării în folosință. Pentru a fi recunoscute ca obiecte de inventar, aceste bunuri nu trebuie să depășească o anumită valoare, altfel ele trebuie încadrate ca mijloace fixe. Asta face ca diferența dintre obiecte de inventar și mijloace fixe să fie una mai degrabă arbitrară – legată de voința legiuitorului și nu de natura propriu-zisă a bunurilor.

În sistemul ERP Dynamics NAV obiectele de inventar pot fi evidențiate fie în nomenclatorul de articole, fie în cel de mijloace fixe. Considerăm că a doua opțiune aduce mai multe beneficii, fiindcă nomenclatorul de articole e mult mai frecvent utilizat și nu are rost să-l încărcați inutil cu niște articole care nu fac obiectul unor tranzacții repetate.

Parametrizări pentru obiectele de inventar

Pentru a defini obiectele de inventar în modului de mijloace fixe va trebui să creăm mai întâi un registru de amortizare specific, integrat cu contabilitatea pentru operațiunile de cost de achiziție și de amortizare.

De asemenea, vom crea o grupă de înregistrare mijloace fixe în care vom trece pentru costul de achiziție contul contabil 303, pentru costul de cheltuială cu amortizarea contul 603 și pentru contul de amortizare acumulată tot contul 303.

După ce facem aceste configurări, putem crea fișele pentru obiectele de inventar. E recomandabil, pentru a le diferenția de mijloacele fixe propriu-zise, să creăm o serie numerică specială pentru obiectele de inventar. Atunci când creăm fișa, vom avea grijă ca în câmpul număr să selectăm seria numerică pentru obiectele de inventar:

În rest, datele de completare sunt ca la  orice fișă de mijloc fix, singura diferență fiind că data de început și data de sfârșit a amortizării vor coincide, fiind data dării în folosință a obiectului de inventar.

Achiziție obiect de inventar

După ce a fost definită fișa, putem înregistra achiziția obiectului  de inventar, trebuie doar să ne asigurăm că pe documentul de cumpărare am selectat și registrul de amortizare specific obiectelor de inventar:

Dare în folosință obiect de inventar

Pentru darea în folosință a obiectului de inventar va trebui să rulăm procedura de calcul a amortizării, filtrată pe numărul obiectului de inventar.

Procedura va crea linii de jurnal contabil mijloc fix, linii pe care le înregistrăm după o verificare prealabilă:

Casare obiect de inventar

După ce a fost dat în folosință, obiectul de inventar poate fi urmărit extracontabil în modulul de mijloace fixe. Pe fișa mijlocului fix se poate asigna o locație și un angajat responsabil, informație care e disponibilă și pe rapoartele din modulul de mijloace fixe și care poate ajuta la procesul de inventariere.

În cazul în care obiectul de inventar se casează, va trebui să înregistrăm o tranzacție de înstrăinare a mijlocului fix. O putem face din jurnalul de mijloace fixe (care nu este integrat cu contabilitatea).

Tranzacția nu va avea niciun fel de consecințe în contabilitate (de altfel, în jurnalul de mijloace fixe nu se introduce nicio sumă), dar va marca obiectul de inventar ca și înstrăinat și  veți ști astfel că nu mai este în gestiunea companiei.

Dacă vă interesează și alte funcționalități din Dynamics NAV, puteți consulta pagina : Resurse Dynamics NAV (Navision)