Parametrizare dimensiuni (centre de cost) în Dynamics NAV

Managementul financiar al unei companii necesită, dincolo de informația furnizată de contabilitatea financiară, informație specifică afacerii companiei respective. Pentru aceasta, companiile implementează ceea ce se numește contabilitatea costurilor – urmărirea costurilor (și a veniturilor) asociate produselor, proceselor, proiectelor etc.

În Dynamics NAV (Navision) contabilitatea costurilor se realizează prin intermediul dimensiunilor. Dimensiunile sunt informații relevante pentru analiza activității companiei ce sunt  definite de către utilizator și care se pot asocia oricărei tranzacții în sistem.

Pentru a parametriza dimensiunile, mai întâi definim categoriile de informații pentru care dorim să realizăm urmărirea. De exemplu, putem defini ca tipuri de dimensiuni departamentele firmei, zonele  geografice, agenții de vânzări etc.

Apoi, pentru fiecare tip de dimensiune, definim valori specifice. În imaginea de mai jos am ilustrat câteva valori posibile pentru dimensiunea de tip ”DEPARTAMENTE”.

Atunci când definim valorile dimensiunilor, avem posibilitatea să creem și dimensiuni care totalizează valorile altor dimensiuni, putând avea astfel o structură ierarhică de raportare.

În cadrul unei implemementări este recomandat ca încă din faza de analiză, când se stabilesc cerințele de afaceri să se stabilească și care vor fi dimensiunile, astfel ca atunci când încep să se înregistreze tranzacțiile, dimensiunile să poată fi deja alocate. Desigur, ele pot fi adăugate și pe parcurs, dar în cazul acesta informația nu va putea fi complet analizată decât de la momentul introducerii noilor dimensiuni.

După ce definim tipurile și valorile de dimensiuni, următorul pas este să definim o politică de dimensiuni (centre de cost) care să se aplice diverselor entități existente în Dynamics NAV (Navision), astfel încât să putem opera cu ușurință tranzacțiile cu dimensiuni dar să și instituim reguli de afaceri, ceea ce este permis sau nu în sistem.

Practic, putem asocia dimensiuni și reguli privind utilizarea acestora pe conturi contabile, pe articole, pe clienți, furnizori, conturi bancare, resurse, mijloace fixe etc. Cel mai frecvent și recomandabil este ca dimensiunile să fie asociate conturilor contabile, peste tot unde este posibil.

În imaginea de mai sus se poate vedea cum pe contul contabil ”628 – Alte cheltuieli cu serviciile executate de terți” am asociat două dimensiuni: ”DEPARTAMENT” și ”ZONĂ”. Pentru ”DEPARTAMENT”, am asociat o valoare implicită ”ADMIN” – Departamentul Administrativ. Asta înseamnă că pe orice tranzacție făcută pe contul contabil 628 va veni această valoare implicită, dar ea va putea fi schimbată de către utilizator, dacă e cazul.

Pentru dimensiunea ”ZONĂ” nu am definit o valoare implicită, ci am specificat doar ”Cod obligatoriu”. Această setare obligă utilizatorul să  selecteze pentru orice tranzacție făcută pe contul contabil 628 una din valorile dimensiunii ”ZONĂ”.

Pe lângă asocierile de dimensiuni entităților, putem seta și reguli privind combinațiile de dimensiuni, pentru a se evita unele greșeli de operare.

Regulile se setează într-o fereastră de tip matrice, unde se precizează în ce relație se află un tip de dimensiune sau unele din valorile acelui tip de dimensiune cu un alt tip de dimensiune sau cu valorile acesteia. Să zicem, de pildă,  că știm că unele cheltuieli se pot aloca fie departamentului de vânzări, fie unei campanii de vânzări, dar niciodată  ambelor. În cazul acesta, în fereastra de combinații dimensiune de mai sus vom bloca combinația între valoarea  ”VÂNZĂRI” a dimensiunii ”DEPARTAMENT ”și orice valoare a dimensiunii ”CAMP VÂNZ”.

Cel mai probabil însă setările de combinații dimensiuni se vor realiza după  ce s-a operat o bună bucată de vreme cu dimensiuni și după analiza acestora în diverse raportări. De  altfel, într-un articol viitor  vom trata modul în care se introduc dimensiunile în tranzacții precum și instrumentele de raportare pe  bază de dimensiuni.

Dacă vă interesează și alte funcționalități din Dynamics NAV, puteți consulta pagina : Resurse Dynamics NAV (Navision)