Parametrizare toleranță plată în Dynamics NAV (Navision)

Există situații când plățile pe care le fac clienții unei companii nu coincid întotdeauna ca valoare cu facturile pe care aceștia au dorit să le plătească. Uneori, diferențele rezultă din faptul că aplicațiile financiar-contabile ale clientului și furnizorului diferă ca și capabilitate sau logică de rotunjire, alteori  vorbim pur și simplu de erori umane. În aceste condiții, se întâmplă să rămână ca solduri deschise niște sume nesemnificative ca valoare, dar care apar totuși în extrasele de cont client/furnizor și încarcă inutil raportarea.

Pentru astfel de situații în sistemul ERP Microsoft Dynamics NAV (Navision) există o funcționalitate prin care, chiar  dacă există o anumită diferență între documentul de plată și factură, putem totuși închide documentele, iar diferența se înregistrează pe un cont de venit sau de cheltuială financiară.

În continuare, vă vom arăta cum se parametrizează această funcționalitate și cum o putem utiliza. Mai întâi, trebuie să ajungem în pagina ”Parametrizare contabilitate”, urmând calea:

Departamente->Administrare->Parametrizare aplicație->Management Financiar->Financiar

Aici mergem pe tab-ul ”Acțiuni” și dăm clic pe butonul ”Modificare toleranță plată”. Se va deschide o fereastră de opțiuni, unde putem configura pentru ce valute setăm toleranța și stabili valoarea sumei de la care se activează funcționalitatea. Acesta se poate stabili în valoare relativă, ca procent din valoarea sumei sau în valoare absolută. Recomandăm a doua opțiune, în imaginea de mai sus am setat un plafon valoric de 0,2 RON. Asta înseamnă că dacă la aplicarea plății cu factura există o diferență între documentele aplicate mai mică de 0,2 RON, atunci documentele se vor închide iar diferența se va înregistra pe conturile de toleranță la plată.

Tot în pagina ”Parametrizare contabilitate” e recomandabil să activăm un avertisment care apare atunci când se aplică toleranța la plată.

Următoarea parametrizare trebuie realizată în pagina ”Grupe înregistrare clienți”, care se găsește urmând calea:

Departamente->Management Financiar->Administrare->Parametrizare->Grupe înregistrare

Aici se vor completa conturile ”Cont debit toleranță plată” și ”Cont credit toleranță plată”, conturile în care se vor înregistra diferențele între plată și factura la care se va aplica.

Acum, parametrizarea este completă și o vom testa prin înregistrarea unei plăți pe care o vom aplica la o factură. În cazul în care nu vă  este familiară funcționalitatea de aplicare din Dynamics NAV și doriți să aflați mai multe, vă recomandăm articolul:  Dynamics NAV – urmărire plăți pe factură

Să considerăm o plată de la un client, pe care o înregistrăm din jurnalul de bancă și pe care o aplicăm dând clic pe butonul ”Aplicare intrări”.

Va apărea fereastra cu documentele deschise și vom face o aplicare. Între plată și factură există o diferență de 0,09 RON.

În momentul când se închide pagina de aplicare intrări va apărea mesajul de avertizare, prin care se indică că diferența de 0,09 se va înregistra pe un cont contabil de toleranță plată, iar documentele se vor închide.

Atenție însă, opțiunea implicită este ca să lăsați suma rămasă deschisă, deci dvs. trebuie să schimbați opțiunea pentru ca documentele să se închidă.

După ce se închide fereastra și se înregistrează încasarea din jurnal, în contabilitate se va înregistra încasarea, iar diferența se va reflecta pe un cont contabil de toleranță plată – așa cum a fost parametrizat în grupe înregistrare client.

Vă recomandăm să lăsați avertismentul să funcționeze o perioadă, pentru a  vă convinge că funcționalitatea este conform așteptărilor, iar ulterior să o dezactivați pentru a facilita operarea.

Dacă vă interesează și alte funcționalități din Dynamics NAV, puteți consulta pagina : Resurse Dynamics NAV (Navision)