Evidențe contabilitate în Dynamics NAV (Navision)

Unul din motivele pentru care companiile optează pentru implementarea unui sistem ERP este acela că un ERP asigură o trasabilitate sporită a tranzacțiilor care se înregistrează în sistem. Trasabilitate înseamnă să se cunoască când s-a realizat o tranzacție, de unde a fost înregistrată, cine a înregistrat-o, ce consecințe a generat aceasta etc. În sistemul ERP Dynamics NAV (Navision) această trasabilitate este asigurată prin intermediul ”Evidențelor Contabilitate”, o tabelă ce jurnalizează tranzacțiile.

Tranzacțiile în Dynamics NAV se pot realiza fie prin intermediul unor formulare dedicate (comenzi și facturi de cumpărare/vânzare, comenzi de producție, bonuri de consum etc.) în cadrul modulelor operaționale, fie prin intermediul jurnalelor contabile, pentru operațiuni specifice contabilității: bancă, deconturi, închidere de lună etc. Atunci când se înregistrează o tranzacție prin formulare sau prin jurnale, odată cu înregistrarea ei în sistem informația dispare din formele de lucru și se regăsește apoi în diverse tabele din sistem.

Pentru asigurarea trasabilității, la fiecare tranzacție înregistrată în sistem se actualizează cu o linie tabela numită ”Evidențe Contabilitate”. Calea de acces către aceasta este:

Departamente->Management Financiar->Contabilitate->Istoric->Evidențe Contabilitate

Dacă dăm clic pe link-ul ”Evidențe Contabilitate” ni se va deschide fereastra de mai jos:

Aceasta conține următoarele câmpuri:

Nr. – la fiecare înregistrare a unei tranzacții se generează automat un număr de evidență contabilă. Ordinea creării evidențelor reflectă ordinea reală a înregistrării tranzacțiilor în Dynamics NAV (Navision);

Data creării – este data când s-a înregistrat tranzacția și poate fi diferită de data de înregistrare în contabilitate. Adeseori există dispute privind data când s-a realizat efectiv tranzacția în sistem – informația din acest câmp ne ajută să aflăm adevărul;

ID Utilizator – ne arată ce utilizator a înregistrat tranzacția;

Cod Sursă – codul sursă ne oferă informații privind zona operațională din care s-a realizat înregistrarea. De exemplu, codul ”SALES” ne spune că a tranzacția a fost înregistrată din modulul de ”Vânzări și Creanțe”;

Nume lot jurnal – în cazul în care tranzacția a fost înregistrată din jurnale contabile, se specifică numele lotului de jurnal. Dacă doriți să știți mai multe despre modul de lucru cu jurnale contabile, vă recomandăm articolul :  Operare jurnale contabile în Dynamics NAV (Navision)

De la intrarea nr. , La intrare nr. – aceste câmpuri ne definesc plaja de intrări contabile care au fost generate de tranzacția respectivă în tabela ”Intrări Contabilitate”. Dacă se dă clic pe unul din câmpuri se deschide chiar intrarea din contabilitate și aici puteți explora în amănunt detaliile contabile ale tranzacției;

De la intrarea nr. TVA , La intrare nr. TVA – aceste câmpuri au o funcție similară cu cele de mai sus, doar că este vorba de tabela ”Intrări TVA”.

Pe lângă informațiile din tabela de ”Evidențe Contabilitate”, interfața ne asigură acces rapid la tabelele cu intrările care au fost generate de către tranzacții. În imaginea următoare vedeți în colțul din stânga sus diverse butoane care fac legătura cu tabelele de intrări din contabilitate, clienți, furnizori, conturi bancare, mijloace fixe etc. Când ne poziționăm pe una din liniile de evidență contabilă și dăm clic pe unul din butoane, ni se vor afișa intrările din tabelă aferente tranzacției respective.

Raportul evidențe contabilitate

Atunci când dorim să exportăm informația din evidențele contabile, avem la dispoziție raportul ”Evidențe Contabilitate”, un raport standard Dynamics NAV (Navision). Pentru a accesa raportul urmăm calea:

Departamente->Management Financiar->Contabilitate->Rapoarte->Intrări->Evidență contabilitate

Raportul poate fi rulat filtrat pe un număr de evidență contabilă sau pentru toate evidențele contabile.

În imaginea de mai sus avem un exemplu de raport rulat pentru toate evidențele contabile, se poate vedea că raportul prezintă elementele esențiale ala fiecărei tranzacții: data de înregistrare, tipul și numărul de document, conturile contabile, sumele, descrierea, grupele de înregistrare.

Dacă vă interesează și alte funcționalități din Dynamics NAV, puteți consulta pagina : Resurse Dynamics NAV (Navision)