Definire bugete contabile în Dynamics NAV (Navision)

Bugetarea este procesul prin care se anticipează cheltuielile și veniturile ce urmează a fi realizate într-o perioadă. Companiile folosesc bugetarea ca instrument al managementului financiar pentru a monitoriza veniturile, dar mai ales cheltuielile, raportate la niște tințe stabilite anterior și în concordanță cu obiectivele generale de dezvoltare.

În sistemul ERP Microsoft Dynamics NAV (Navision) se pot defini bugete pe conturile contabile de venituri și cheltuieli prin alocarea unor sume pe conturi, sume care pot fi detaliate și pe centre de cost (dimensiuni). Alocarea se face  într-o formă de tip matrice ce permite operare și modalități de vizualizare a informației  flexibile.

În continuare, vă vom arăta cum se definește un buget contabil și care sunt opțiunile privind introducerea datelor în buget. Pentru a defini un buget contabil, mai întâi se accesează calea:

Departamente->Management Financiar->Contabilitate->Bugete Contabile

Se dă clic pe link-ul din meniu și se va deschide fereastra cu bugetele contabile. Aici se dă clic pe butonul ”Nouă” și pe o linie goală vom completa numele și descrierea bugetului.

Opțional, putem selecta dimensiunile (centrele de cost) pe care vrem să defalcăm bugetul. Pe lângă dimensiunile globale – care sunt implicite în utilizare în întreg sistemul, se pot alege încă alte 4 tipuri de dimensiuni, deci în total se pot folosi 6 tipuri de dimensiuni. Pentru o discuție mai generală privind rolul și parametrizarea dimensiunilor, vă recomandăm articolul: Parametrizare dimensiuni (centre de cost) în Dynamics NAV

După aceasta, pentru a introduce datele în buget, vom da clic pe butonul ”Editare buget” (vezi foto mai sus). Se va deschide fișa bugetului, unde vom putea seta modul de vizualizare a datelor.

Fiind o fereastră de tip matrice, putem alege ce linii și coloane să afișăm, având următoarele opțiuni: cont contabil, perioadă, filială, dimensiuni. În cazul de față am optat să afișăm pe linii conturile contabile, iar pe coloane valorile dimensiunii ”Departament”.

Atunci când configurăm matricea bugetului, e important să selectăm și filtrele potrivite, astfel încât să se afișeze doar informația de care avem nevoie – pentru vizualizare și editare. Pentru exemplul dat, pe tab-ul ”Filtre” am setat ca perioadă anul 2020, iar pe linii să se afișeze doar conturile de clasă 6 și 7.

Pentru introducerea sumelor în buget procedăm la modul următor: ne poziționăm pe linia contului de cheltuială sau de venit și dăm clic pe linia neagră din câmpul ”Suma bugetată”. Se va deschide o nouă fereastră, numită ”Intrări buget contabil”, iar aici dând clic pe butonul ”Nouă” vom crea câte o linie de buget, pentru fiecare perioadă și departament.

În exemplul dat, vom introduce un buget pe contul de cheltuială cu combustibilii – 6022,  buget ce va fi repartizat pe fiecare departament. Sumele ar putea arăta așa:

Pe măsură ce completăm bugetul, sumele devin vizibile în fereastra de tip matrice. Pentru fiecare sumă agregată avem opțiunea de tip ”drill-down”, pentru a putea vedea din ce e compusă suma:

Introducerea datelor în buget poate fi realizată și prin exportul unei machete de date în Excel, urmată de editarea în Excel și importul înapoi în sistem. Această opțiune se găsește în meniu pe tab-ul ”Navigare”:

Tot aici există  există și opțiunea de a copia datele fie dintr-un buget anterior, fie din intrările existente deja în contabilitate. Puteți folosi și un factor de ajustare a sumelor, în cazul în care vreți să creșteți sau să micșorați sumele la nivel global. De exemplu, puteți crește toate cheltuielile bugetate cu 20%, folosind un factor de ajustare de 1,2.

Odată introduse datele în buget, acestea se vor compara cu datele  rezultate din tranzacțiile ce se vor înregistra de-a lungul timpului. Vă vom prezenta însă modalitățile de comparare a sumelor bugetate cu cele realizate într-un articol viitor.

Dacă vă interesează și alte funcționalități din Dynamics NAV, puteți consulta pagina : Resurse Dynamics NAV (Navision)