Adăugare note și atașamente în Dynamics NAV (Navision)

Sistemele ERP sunt construite pentru a asigura o înregistrare structurată a informațiilor privind tranzacțiile. Asta înseamnă, de obicei, că în ”spatele” aplicației avem o  bază de date alcătuite din tabele relaționate între ele, ce conțin câmpuri în care se înscriu elementele tranzacțiilor, câmpuri ce au un rol bine determinat.

Uneori însă, avem nevoie să adăugăm tranzacțiilor  informații pentru care nu avem disponibile câmpuri în baza de date. Pentru aceasta, putem folosi în Dynamics NAV notele și atașamentele. Notele sunt texte pe care le scriem și care pot fi adresate nouă sau altor utilizatori, atașamentele sunt fișiere de orice tip care pot fi deschise cu aplicații terțe (imagini, pdf-uri, fișere excel etc.). Ambele sunt disponibile pe documente (comenzi, facturi, oferte) și în nomenclatoarele de clienți, furnizori, articole, etc.

În continuare, vom arăta modul lor de utilizare printr-un exemplu. Să luăm, de pildă, o factură de cumpărare. Am completat toate informațiile necesare, dar vrem să mai adăugăm și  alte informații, înainte de înregistrare.

În partea dreaptă  a formularului de factură sunt disponibile  mai multe casete cu detalii, prezența și ordinea lor de afișare putând fi configurată de către utilizator. În imaginea de mai sus  avem afișate casetele cu note și cu atașamente.

Pentru a scrie o notă, se dă clic pe hyperlink-ul din cadrul casetei. Nota poate fi  adresată și unui utilizator specific din Dynamics NAV. În acest caz, atunci când utilizatorul  respectiv va intra în Dynamics NAV, va vedea notificarea ce i-a fost adresată.

Pentru atașarea unui fișier, vom da clic pe agrafa din casetă. Se va deschide o fereastră de dialog, unde veți putea selecta  fișierul pe care doriți să-l atașați.

În imaginea de mai sus am atașat un fișier pdf cu garanția produsului cumpărat.

Informația din note și atașamente rămâne asociată documentului. Dacă, urmând exemplul, avem nevoie de certificatul de garanție al produsului, îl vom regăsi în factura de cumpărare înregistrată:

Așa cum spuneam, casetele pentru note și atașamente sunt disponibile și pe fișele de clienți, furnizori, articole, conturi contabile etc. În imaginea de mai jos avem o fișă de mijloc fix, căreia i-am atașat  un proces verbal de punere în funcțiune și manualul de utilizare.

Dacă vă interesează și alte funcționalități din Dynamics NAV, puteți consulta pagina : Resurse Dynamics NAV (Navision)