Fluxuri de lucru și aprobări în Dynamics NAV

Activitățile curente ale companiilor necesită adesea elaborarea unor procese de afacere prin care managementul să fie informat și să aprobe anumite operațiuni, cum ar fi plățile care depășesc o anumită valoare sau acordarea de credit comercial unor clienți.

Pentru astfel de situații în Dynamics NAV există o funcționalitate numită fluxuri de lucru (workflows) care face posibilă:

• Trimiterea de solicitări de aprobare din partea utilizatorilor către management pentru înregistrarea unor documente (facturi, plăți) sau crearea și modificarea unor elemente din Dynamics NAV : clienți, furnizori, articole etc.
• Trimiterea de notificări (informări) cu privire la ceea ce s-a întâmplat în sistem sau cu privire la acțiunile ce trebuie realizate.
• Automatizarea unor procese. De exemplu, dacă o factură de cumpărare a fost aprobată, se poate parametriza ca odată cu aprobarea aceasta să fie înregistrată automat în sistem și, concomitent, să se creeze o linie de jurnal de bancă pentru plata furnizorului.

Fluxurile de lucru disponibile în Dynamics NAV

Dynamics NAV (Navision) vine cu o serie de fluxuri de lucru predefinite care sunt gata a fi utilizate fără nicio parametrizare (trebuie doar activate) și care acoperă cele mai uzuale scenarii de lucru:

• Aprobare creare oferte/comenzi/facturi de cumpărare și de vânzare
• Aprobare creare clienți și furnizori
• Aprobare creare articole și modificare prețuri articole
• Aprobare modificare limită de credit clienți
• Aprobare creare linii de jurnal contabil
• Aprobare plăți

Pentru fluxurile de lucru care implică sume se pot stabili nivele ierarhice de aprobare, funcție de cuantumul sumei de pe document. Aprobarea se poate realiza de către un singur utilizator sau de către un grup de utilizatori.

Fluxurile de lucru predefinite se găsesc în sistem ca ”Șabloane Workflow” (vezi foto)

În cazul în care niciunul de fluxurile predefinite nu acoperă procesul de afacere avut în vedere, fie se poate edita unul din șabloanele workflow, fie se poate crea un flux de lucru pornind de la zero.

Filozofia de creare a unui flux de lucru este următoarea: în cazul în care se întâmplă un anumit eveniment, în anumite condiții, atunci se generează un răspuns. Configurarea unui flux de lucru înseamnă selectarea unor evenimente, a unor condiții și a unor răspunsuri – ceea ce dorim să se întâmple ca urmare a acelor evenimente.

În imaginea de mai jos este definit un flux de lucru foarte simplu, prin care un anumit utilizator va fi informat atunci când se creează un client nou.

Pentru mai multe detalii sau în cazul în care doriți configurarea unui flux de lucru adaptat nevoilor companiei dvs. nu ezitați să ne contactați!

Dacă vă interesează și alte funcționalități din Dynamics NAV, puteți consulta pagina : Resurse Dynamics NAV (Navision)