Trimitere rapoarte pe email în Dynamics NAV

În Dynamics NAV (Navision) există posibilitatea de a trimite prin email rapoarte document partenerilor, direct din aplicație.  Funcționalitatea a fost prima oară disponibilă în versiunea Dynamics NAV 2016, iar în versiunile ulterioare ea a fost perfecționată, adăugându-se posibilitatea de a predefini textele emailurilor prin folosirea de șabloane Word.

În cele ce urmează vom prezenta parametrizările necesare acestei funcționalități, precum și o exemplificare a funcționalității prin trimiterea unui email către un client,  email care conține o factură de vânzare.

Parametrizare SMTP

Având în vedere că vom trimite emailuri dinspre Dynamics NAV către terți, este necesar să parametrizăm o legătură  la un server de mail SMTP.

Pentru aceasta, în sistem mergem în meniul de Dynamics NAV  pe calea Administrare->Administrare IT-> Servicii, iar apoi dăm clic pe Parametrizare Poştă SMTP.  Va apărea o formă, unde se introduc datele de conectare la serverul de mail SMTP. Aceste informaţii sunt deținute de obicei de  administratorul IT al companiei dvs.

După ce aţi completat datele, nu uitaţi să daţi clic pe butonul  ”Testare Parametrizare Email”. Se va genera un email de test, pentru a vă asigura că funcţionează conexiunea.

Parametrizare șabloane corp email

În scenariul pe care l-am prefigurat mai devreme, anume trimiterea facturilor de vânzare către clienți, e probabil  că pentru conținutul email-ului veți avea un mesaj standardizat, același pentru toți clienții.

Acest mesaj standardizat se definește în modul următor: accesați Departmente->Vânzări şi Marketing->Procesare Comenzi->Parametrizare->Selecție Raport Vânzare

Aici definiți raportul care se va trimite atașat (în cazul nostru factura de vânzare) și conținutul mesajului pe care-l veți trimite clientului, folosind un șablon Word. Practic, se generează un document Word în care se scrie conținutul mesajului, apoi se salvează în Dynamics NAV.

În cazul în care doriți totuși să aveți un mesaj  diferențiat la  nivel de client, puteți particulariza mesajul selectând din fișa clientului opțiunea ”Formate -documente”. Aici puteți defini, tot prin șabloane Word, un mesaj particularizat.

Trimitere email

Trimiterea emailului se face fie din lista de facturi de vânzare înregistrate, fie de pe fișa fiecărei facturi. Se accesează din interfață tab-ul de ”Acțiuni” și se dă clic pe butonul ”Email”.

Se va deschide o fereastră precum cea de mai jos. Aici puteți vizualiza conținutul emailului, îl puteți edita mai departe în Outlook sau, dacă dați clic pe  ”OK”, emailul va pleca direct către client cu factura de vânzare atașată în format  pdf.

Dacă vă interesează și alte funcționalități din Dynamics NAV, puteți consulta pagina : Resurse Dynamics NAV (Navision)