Dynamics NAV – export plăți  electronice furnizori către bancă

Sistemul ERP Microsoft Dynamics NAV (Navision) pune la dispoziția companiilor funcționalități prin care se pot gestiona optim fluxurile financiare cu furnizorii. Una dintre acestea este cea prin care se pot genera automat plăți către furnizori, iar apoi informația e transmisă electronic către banca companiei.

Pentru asta se folosește un jurnal special, numit ”Jurnal Plăți”.  El se accesează în Dynamics NAV utilizând calea: Departamente ->Management Financiar->Management Lichidități->Jurnale Plăți

La prima vedere, jurnalul de plăți arată la fel ca orice alt jurnal contabil din Dynamics NAV  (Navision). Diferența e dată de o funcție specială, numită ”Sugerare plăți furnizori”. Apelarea ei deschide o fereastră (vezi foto mai jos) prin care putem aduce în liniile jurnalului plățile pe care dorim să le facem furnizorilor:

În această fereastră setăm în primul rând să fie aduse plățile scadente până la o anumită dată. De asemenea, putem aloca o sumă disponibilă pentru plăți, iar sistemul va genera plăți până la concurența sumei respective. Avem și o opțiune de a selecta furnizorii după gradul de prioritate, prioritatea putându-se seta în fișa fiecărui furnizor.

Tot aici se poate stabili dacă se va genera o linie de plată pentru fiecare factură a furnizorului sau dacă va fi una pentru toate facturile, precum și din ce cont bancar se va face plata. După ce s-au selectat opțiunile și s-a apăsat butonul ”Ok”, se vor genera liniile de plată.

Liniile de plată conțin toate informațiile necesare pentru a putea fi transmise băncii. Generarea fișierului pentru bancă se face dând clic pe butonul ”Export plăți furnizor”.

Fișierul este apoi transmis băncii. Când sosesc extrasele de bancă, se mai face o verificare, iar apoi liniile jurnal de plată sunt înregistrate în sistem, ca niște liniile de jurnal contabil obișnuite.

Există în sistem și trasabilitate privind exportul plăților. La exportul fiecărui fișier se marchează ca fiind exportate liniile de plăți și se creează o evidență, iar la generarea unui nou fișier se poate ”sări” peste liniile deja exportate – pentru evitarea plățile duble. Totuși, dacă e necesar, se pot reexporta unele linii.

Câteva observații: ceea ce v-am prezentat până  acum este o funcționalitate standard Dynamics NAV. Pentru a o implementa însă la compania dvs. este necesar un grad de customizare, datorită faptului că fiecare bancă are propriul format de fișier pe care e dispusă să-l importe, neexistând un standard în domeniu.

De asemenea, ca să funcționeze exportul de plăți, este necesar ca datele în sistem să fie  complete și corecte. De exemplu, pentru fiecare furnizor, trebuie să parametrizăm datele privind contul bancar în care urmează să plătim. Sistemul are încorporate verificări la generarea fișierului de plăți, astfel încât fișierul să nu ajungă la bancă cu erori sau date lipsă.

Kepler Management Systems a implementat deja pentru unii din clienții săi această funcționalitate. În cazul în care sunteți interesat de ea, nu ezitați să ne contactați.

Dacă vă interesează și alte funcționalități din Dynamics NAV, puteți consulta pagina : Resurse Dynamics NAV (Navision)