Definire și utilizare agenți de vânzări în Dynamics NAV (Navision)

Rolul principal al agenților de vânzări într-o companie este acela de a promova și vinde produsele/serviciile companiei, asigurând o relație permanentă cu clienții actuali și căutând mereu clienți noi. Dynamics NAV (Navision) susține  aceste procese de afaceri prin funcționalități care permit reflectarea activității agenților de vânzări în sistemul ERP. În continuare, vom discuta despre cum se pot defini și utiliza agenții de vânzări pentru diversele activități de vânzări și marketing.

Definire agenți de vânzări în Dynamics NAV (Navision)

Pentru definirea unui agent de vânzare urmăm calea:

Departamente->Vânzări și Marketing->Vânzări->Parametrizare->Agenți de vânzări/Cumpărători

Se dă clic pe butonul nouă și se va deschide o fișă goală care se va completa cu următoarele câmpuri:

Cod – se definește un cod al agentului de vânzări (de ex. poate fi o abreviere din nume și prenume);

Nume – se trece numele complet al agentului de vânzări;

Funcție – se completează cu numele funcției;

% Comision – se trece procentul de comision care se aplică vânzărilor realizate de către agent. Valoarea comisionului este disponibilă în unele rapoarte;

Nr. telefon, Poștă electronică – se trec datele de contact ale agentului;

Data următoarei teme – se completează automat de către sistem. Temele sunt diverse sarcini pe care agenții de vânzări trebuie să le realizeze în cadrul activităților lor de vânzări și marketing.

Pe tab-ul Facturare al fișei avem alte două câmpuri ale căror nume variază de la companie la companie, întrucât conțin nume ale dimensiunilor din sistem. Dimensiunile, cunoscute și sub denumirea de centre de cost, sunt informații extracontabile care se pot  asocia tranzacțiilor și permit ulterior analiza acestora funcție de aceste informații. Dacă asociem dimensiuni pe fișa agentului de vânzări, acestea se vor completa implicit pe tranzacțiile care implică respectivul agent de vânzări. Pentru mai multe informații privind dimensiunile vă recomandă articolul: Parametrizare dimensiuni (centre de cost) în Dynamics NAV

Opțional, pe fișa agentului de vânzări  putem importa și o imagine cu agentul de vânzări. (vezi foto mai jos, se dă clic pe link-ul ”Import” din caseta din dreapta)

De remarcat că și pentru agenții de cumpărare se folosește aceeași tabelă și se definește aceași informație, diferența se face prin asocierea lor: unii sunt asociați clienților, alții furnizorilor.

Utilizare agenți de vânzări în Dynamics NAV (Navision)

Odată definiți, agenții de vânzare pot fi folosiți pentru activitățile de vânzări și marketing. În primul rând, agenții de vânzări sunt asignați pe fișele clienților de care sunt responsabili.

Asignarea unui cod de agent de vânzări pe fișa clientului duce automat la propagarea acestuia  pe toate documentele de vânzare (ofertă, comandă, factură etc.) ca informație implicită. Dacă e cazul, pe un document de vânzare se poate modifica un cod de agent de vânzare cu un altul. În felul acesta se creează legătura între volumul vânzărilor și agenții de vânzări.

Similar clienților, agenții de vânzări pot fi asignați contactelor din Dynamics NAV (Navision). În contacte se pot defini, printre altele, leadurile (potențiali clienți). Agenții de vânzări pot crea și gestiona oportunități de vânzări asociate leadurilor, oportunități care se pot materializa printr-o ofertă de vânzare, pot genera interacțiuni cu leadurile – comunicări pe email, telefon, întâlniri etc. sau se pot implica în campanii de vânzări. Tot ce am enumerat mai sus sunt funcționalități de tip CRM care există în Dynamics NAV. Dacă vreți să aveți o viziune de asamblu asupra acestor funcționalități, puteți consulta articolul: Funcționalități CRM în Dynamics NAV

Toate acestea presupun pentru fiecare agent de vânzări realizarea unui calendar de activități, iar pentru acestea se pot crea teme. Temele sunt diverse acțiuni pe care trebuie să le realizeze un agent de vânzări, similare task-urilor din Outlook. De altfel, aceste teme se pot sincroniza cu task-urile din Outlook. În imaginea de mai jos, avem ilustrat procesul de creare a unei teme de tip întâlnire, cu un potențial client, al cărei scop este prezentarea unor servicii.

Temele permit urmărirea activităților agenților de vânzări, mai ales că se pot defini teme recurente sau asociate automat unor stadii ale procesului de vânzare. Despre cum poate fi structurat procesul de vânzare în Dynamics NAV  vom vorbi însă într-un articol viitor.

Rapoarte pentru agenții de vânzări

Dynamics NAV (Navision) asigură o serie de rapoarte standard în ce privește agenții de vânzări. Acestea pot fi găsite accesând calea: Departamente->Vânzări și Marketing->Rapoarte și analiză

Aici găsim mai multe rapoarte, grupate într-o secțiune numită ”Agenți de vânzare/Echipe”.  Cu titlu de exemplificare, în imaginea de mai jos avem rulat raportul ”Comision agent de vânzare”:

Raportul arată pe fiecare agent de vânzare suma vânzărilor și comisionul calculat în baza procentului de comision definit în fișa agentului. În practica companiilor însă, comisionul pentru agenții de vânzări este calculat și funcție de încasările efective ale creanțelor, ceea ce înseamnă că acest raport poate constitui doar o bază de pornire pentru realizarea unui raport customizat, care să țină seama și de încasări.

Dacă vă interesează și alte funcționalități din Dynamics NAV, puteți consulta pagina : Resurse Dynamics NAV (Navision)