Înregistrare costuri și venituri pe proiecte în Dynamics NAV (Navision)

Sistemul ERP Microsoft Dynamics NAV dispune de un modul dedicat care permite definirea și planificarea proiectelor, asigură înregistrarea de costuri și venituri pe fiecare proiect și oferă o serie de rapoarte privind gradul de realizare și profitabilitatea proiectelor. Am discutat pe larg despre definirea și planificarea proiectelor în articolul Definirea proiectelor în Dynamics NAV, iar în articolul de față vom continua cu prezentarea modulului, referindu-ne la înregistrarea costurilor și veniturilor la nivel de proiect.

Înregistrarea costurilor pe proiect

Planificarea proiectului se realizează pe etape, iar pe fiecare etapă se definește un consum de resurse, care va genera costuri. Consumurile pe proiect se înregistrează prin intermediul jurnalelor de lucrări. În articolul inițial, cel cu definirea proiectelor, am exemplificat prin crearea unui proiect de implementare de sistem ERP, definind etapele proiectului și alocând resurse pe fiecare etape. A rezultat un proiect cu etapele (vezi numere activitate lucrare) din imaginea de mai jos :

În imaginea următoare puteți vedea cum se înregistrează din jurnale lucrări un consum de timp al consultanților de implementare pe proiectul cu codul ”IMP BC” și  etapa  numită ”Identificare și analiză cerințe funcționale”, codificată cu numărul  ”1100”.

Pe lângă informațiile specifice proiectului, trebuie introduse în jurnalele de lucrări data de înregistrare, un număr de document și cantitatea de resursă. Informațiile privind costurile și prețurile vin automat în jurnal, putând fi definite f la nivel de proiect, la nivel de resursă sau de grupă de resursă.

După înregistrarea liniilor din jurnalul de lucrări, informația privind consumul de resurse se va regăsi imediat în fișa proiectului (lucrării), la nivelul etapei respective, în coloanele ”Actual (Cost Total” și ”Actual (Preț Total)”.  Astfel, consumurile înregistrate se pot compara imediat cu valoarea consumurilor bugetate  – coloanele ”Buget (Cost Total” și ”Buget (Preț Total)”, cu valoarea a ceea ce este facturabil pe etapa respectivă – coloana ”Facturabil  (Preț  Total)” și cu valoarea a ceea ce s-a factura deja – coloana ”Facturabil (Preț Facturat)”.

Deși am exemplificat pe jurnalele de lucrări un consum de tip resursă, se pot înregistra prin aceste jurnale și consumuri de articole sau de servicii (conturi contabile de cheltuială).

În cazul în care proiectul presupune lucrul cu subcontractanți, costurile cu subcontractanții pot fi recunoscute pe proiect direct, odată cu înregistrarea facturii de cumpărare de la subcontractant. Să presupunem, de pildă, că în cadrul proiectului nostru de implementare de sistem ERP am agreat și instalarea unui server pe care-l vom achiziționa de la un terț. În cazul acesta, pe factura de cumpărare, pe lângă elementele obișnuite, vom adăuga pe linia de achiziție codul lucrării și numărul de activitate de lucrare:

Înregistrarea veniturilor pe proiect

Pe măsură ce proiectul se derulează, are loc recunoașterea veniturilor prin emiterea de facturi către beneficiarul proiectelor. De obicei, asta se întâmplă atunci când se finalizează unele etape ale proiectului, dar nu e obligatoriu, depinde de ce s-a negociat în contract. În Dynamics NAV, generarea facturii pentru un proiect se realizează accesând liniile de planificare lucrare ale proiectului. Aici ne poziționăm pe una sau mai multe linii de tip ”Facturabil” sau ”Buget și Facturabil”, și dăm clic pe butonul ”Creare factură vânzare” (vezi foto).

Se va genera o factură de vânzare neînregistrată, care se va regăsi în modului de ”Vânzări și creanțe”, în lista de facturi de vânzare. Pe liniile facturii vom avea elementele din liniile de planificare lucrare selectate anterior.

După ce se mai efectuează niște verificări, factura se înregistrează, iar pe fișa proiectului se va actualiza suma din  câmpul ”Facturabil (Preț facturat)”, care ne arată cât s-a facturat din acea etapă a proiectului.

Într-un articol viitor vom arăta cum putem urmări realizarea proiectelor și profitabilitatea acestora, care sunt instrumentele de analiză și raportare disponibile.

Dacă vă interesează și alte funcționalități din Dynamics NAV, puteți consulta pagina : Resurse Dynamics NAV (Navision)