Definirea proiectelor în Dynamics NAV (Navision)

Proiectele reprezintă un set de activități etapizate al căror scop este obținerea unui rezultat într-o perioadă dată și care se caracterizează printr-un anumit grad de unicitate. Proiecte sunt, de exemplu, realizarea unei construcții sau a unui utilaj special, făcut la comandă. Gestionarea economică a proiectelor  este  relativ dificilă, fiindcă implică evidențierea tuturor cheltuielilor  și veniturilor pe un anumit proiect și pe etapele acestuia, facturarea realizându-se de obicei atunci când se finalizează câte una din etape.

În sistemul ERP Microsoft Dynamics NAV există un întreg modul dedicat gestionării proiectelor, iar în articolul de față ne-am propus să vă prezentăm principalele elemente necesare în definirea acestora, urmând ca în viitoare articole să detaliem modul de lucru cu proiectele (acumularea de costuri și facturarea etapelor) și raportările disponibile.

Deși vorbim de  proiecte, în Dynamics NAV ele se numesc lucrări, iar în continuare vom prezenta după terminologia specifică NAV.  Așadar, pentru a defini un proiect, este necesar să definim o fișă de lucrare. Aceasta se face din clic pe butonul ”Nouă” din lista de lucrări, care se găsește accesând calea: Departamente->Lucrări->Lucrări

Se va deschide o fișă goală de lucrare, pe care vom începe să o completăm. Pe tab-ul ”General” al fișei definim un număr de lucrare și selectăm clientul pentru care se va executa lucrarea. De asemenea, putem aloca o persoană responsabilă cu proiectul și un manager de proiect.

În tab-ul ”Activități” definim structura lucrării pe etape. Pentru fiecare etapă vom introduce un  cod de etapă în ”Nr activitate lucrare”  și apoi o descriere a etapei.

E bine ca să definim coduri într-o manieră ierarhică, care să reflecte etapele lucrării pe diverse niveluri de agregare . În felul acesta vom avea o reprezentare vizuală adecvată, ajutându-ne și de faptul că putem crea etape care totalizează valorile altor etape.

Acum, că am definit structura pe etape a lucrării, vom defini resursele care sunt alocate lucrării și care vor determina în final costurile și veniturile acesteia. Pentru aceasta, vom da clic pe butonul ”Linii planificare lucrare”  și se va deschide o formă nouă unde vom introduce pentru fiecare număr activitate lucrare (etapă a proiectului) resursele ce-i vor fi alocate.

În acest caz resursele sunt definite în sens larg, fiindcă în Dynamics NAV putem aloca elemente pe linii elemente de tip resursă (oameni sau echipamente), articol sau cont contabil.

Atunci când introducem o linie de resursă trebuie să selectăm și tipul liniei, care poate fi :

Facturabil – este ceea ce va apărea pe factură la client, așa cum a fost negociat în contract

Buget – este estimarea noastră pentru consumul de resursă, care în principiu poate fi diferită de ceea ce este facturat la client. În exemplul de mai sus am marcat cu roșu niște linii de activitate pentru o lucrare de implementare de sistem ERP.  Veți observa că pentru activitatea ”Scrierea documentelor de analiză” avem o linie de tip facturabil cu cantitate 16, iar sub ea este o linie de tip bugetat cu cantitate 18. Asta înseamnă că la client vom factura 16 ore din această activitate, dar  noi estimăm că ea va dura 18 ore.

Buget și facturabil – în acest caz ceea ce bugetăm este egal cu ceea ce facturăm. Tot în exemplul de mai sus, am creat o linie de acest tip pentru cheltuielile de transport la sediul clientului (refacturăm  cheltuielile cu combustibilul)

După ce definim alocarea de resursă pe fiecare activitate, revenim în fișa de lucrare și pe tab-ul ”Înregistrare”, iar aici putem selecta o stare a proiectului (avem de ales între planificat, ofertat, deschis și finalizat) și, foarte important,  grupa de înregistrare lucrare, cea care face legătura cu contabilitate.

Grupa de înregistrare lucrare are asociate conturi contabile pentru calculul produselor și serviciilor în curs de execuție. Există și posibilitatea de a alege între mai multe metode de recunoaștere a produselor/serviciilor în curs de execuție, alegerea uneia dintre ele ține de standardele contabile ale fiecărei țări.

În afară de ce am menționat deja, pe fișa lucrării mai putem completa pe tab-ul ”Durată” o dată de început și de sfârșit a proiectului, iar pe tab-ul ”Comerț exterior” putem alege dacă vom opera pe lucrare în moneda națională sau în valută.

În acest moment, fișa de lucrare este definită și putem înregistra pe ea costuri și venituri. Puteți vedea cum se realizează asta parcurgând articolul: Înregistrare costuri și venituri pe proiecte în Dynamics NAV

Dacă vă interesează și alte funcționalități din Dynamics NAV, puteți consulta pagina : Resurse Dynamics NAV (Navision)