Cele 7 motive pentru care companiile implementează Dynamics NAV

Motivele pentru care clienţii aleg să cumpere o soluţie de  tip ERP  precum Dynamics NAV (Navision) se regăsesc  într-o listă de probleme curente sau cerinţe mai mult sau mai puţin specifice ale fiecărei afaceri.

Nu se dorește schimbarea de dragul schimbării, ci pentru că  rezovarea acestor probleme și cerințe a devenit vitală pentru client.

Alegerea unei soluţii ţine cont de o serie de criterii care diferă de la o companie la alta. Criteriile sunt:

• Domeniul de activitate – se va alege  o soluție care acoperă în mod satisfăcător cerințele domeniul de activitate al companiei.  Dynamics NAV (Navision) este în principiu o soluție generalistă, care se adresează tuturor tipurilor de companii. Acolo unde sunt aspecte specifice domeniului, se realizează customizări sau se implementează add-on-uri.
• Dimensiunea – de obicei dimensiunea companiei este corelată cu complexitatea soluției alese, dar există și excepții. Companii relativ mici pot avea fluxuri de afacere foarte complexe și, în consecință, necesită o soluție complexă. Companii mari se pot descurca cu soluții software modeste, fără a resimți acut nevoia unei alte soluții.
• Dinamica – viteza cu care companie evoluează, creșterea activității ca volum dar și extinderea prin noi linii de business. Atunci când se alege o soluție, se va face funcție de estimările privind dinamica companiei. Aceste estimări trebuie să acopere cel puțin 5 ani de zile, întrucât un ERP este o investiție pe termen mediu și lung.
• Gradul curent de informatizare – este un aspect adesea neglijat atunci când se face alegerea unei soluții, deși el este foarte important. Dacă utilizatorii nu au experiența unor aplicații software de tip ERP, trecerea la un ERP poate fi dificilă. Din acest punct de vedere, Dynamics NAV (Navision) se distinge prin ușurința cu care poate fi asimilat și utilizat, având o interfață de tip Microsoft Office, foarte familiară oricărui utilizatori
• Regulile de lucu și cultura companiei – modul în care oamenii conlucrează în mod curent la atingerea obiectivelor. Trebuie să existe o compatibilitate între fluxurile și procesele, așa cum se derulau ele la modul informal și ceea ce este acoperit de către soluții ca procese de afacere. Dynamics NAV  încorporarează  un set de bune practici de afacere, care rezonează cu o abordare disciplinată a fluxurilor, fiind totuși suficient de flexibil încât să acopere diverse scenarii.

Funcţie de aceste criterii, companiile analizează soluţiile existente pe piaţă, căutând  obţinerea unei potriviri cât mai bune între capacităţile soluţiei şi cerinţele companiei.

La prima vedere, multe soluţii software acoperă în mare aceeaşi problematica şi oferă în felul lor un răspuns cel puţin minimal la cele mai uzuale probleme de business.

Cum alegem atunci, între soluţii aparent asemănătoare ? Diferenţa nu poate fi doar în preţ, pentru că la o analiză mai atentă se observă o relaţie directă între preţ şi profunzimea funcţionalităţilor unui software, care dă capacitatea sa de a răspunde la cerinţe.

Criteriul bogăţiei funcţionalităţilor nu este însă, nici el singurul determinat, nefiind relevant decât în măsura în care acestea răspund unor cerinţe proprii acelei afaceri.

Evident, numărul funcţionalităţilor şi preţul vor fi criterii universal întâlnite în procesul de decizie al oricărei firme şi de aceea ele nu intră în analiza noastră.

Pe lângă acestea, iată care sunt primele 7 aşteptări clasificate dupa frecvenţa includerii lor în lista de criterii determinante pentru alegerea soluţiei Dynamics NAV (Navision)  de către companiile care au decis sa implementeze acest sistem:

1) Durata redusă a implementării

Această aşteptare a fost cea mai întâlnită, fiind prezentă în criteriile de selecţie la peste 80% din companii. Este interesant că vom regăsi aici firme de diferite dimensiuni, cu diferită vechime în afaceri şi diferită experienţă în implementarea în trecut de soluţii de gestiune.

Concluzia este că firmele nu mai au timp. Într-un mediu care devine tot mai competitiv, sistemele informatice trebuie implementate repede.

Cu cât durata proiectelor creşte, creşte efortul propriu depus în procesul de implementare, creşte riscul ca cerinţele să se schimbe, creşte preţul datorat modificărilor apărute pe parcurs, scade angajamentul şi motivaţia persoanelor care trebuie să participe sau să susţină implementarea, se adâncesc efectele problemelor pentru a căror rezolvare era nevoie de o soluţie nouă şi se amână beneficiile aşteptate de pe urma implementării.

De fapt, acest criteriu reprezintă în final percepţia riscului proiectului, fiind o măsură a capacităţii ofertei, ca un cumul al produsului şi serviciilor de implementare, de a răspunde cerinţelor de business ale unei companii.

2) Capacitatea de a modela cerinţele specifice ale afacerii

La fel de frecvent ca cerinţa de suport, întâlnim, după cum era de aşteptat, cerinţa referitoare la conţinutul software-ului şi capacitatea sa de a se „mula” pe specificul afacerii. Aceasta caracteristică este, evident, o măsură a funcţionalităţilor pre-existente, dar şi a flexibilităţii produsului, dată de posibilitatile de configurare sau de realizare de dezvoltări acolo unde necesităţile o impun.

Prezentă în top a acestei cerinţe dovedeşte maturizarea pieţei şi trecerea într-un stadiu în care nu mai sunt relevante cerinţele de ordin general (contabilitate, rapoarte legale etc.), care în general au fost deja rezolvate.

În plus, nu este suficient dacă un sistem rezolvă o anumită problemă, ci şi modul în care o rezolvă. Acum sunt relevante acele cerinţe care definesc modelul afacerii şi a căror satisfacere este cerută de manageri în dorinţa de a optimiza operaţiunile şi fluxurile de date, de a utiliza în software noţiunile folosite în activitatea de zi cu zi a firmei, de a creşte productivitatea sau de a răspunde necesităţilor de colaborare cu partenerii.

3) Automatizarea unor procese

Acest criteriu este în strânsă legătură cu cel anterior, fiind însă, de această dată, un indicator al eficienţei modului în care soluţia răspunde la cerinţe.

Automatizarea unor procese se referă mai ales la acele operaţiuni mari consumatoare de timp, dar fără valoare reală pentru acea companie şi care ocupă resurse, încetinesc fluxul operaţiunilor şi transmiterea informaţiei, generează eforturi nejustificate sau întârzieri, date incorecte sau insuficient exploatate datorită dificultăţilor tehnice.

Maturizarea firmelor se manifestă încă odată, acum prin întelegerea rolului tehnologiei de a prelua operaţiunile de rutină, de a fluidiza mişcarea informaţiei, de a reduce costurile cu operaţiunile administrative şi de a permite utilizatorilor să se concentreze asupra problemelor cu adevărat importante.

4) Asistenţa tehnică disponibilă în raport cu aşteptările clientului

Acest criteriu este din nou o modalitate de apreciere a riscului asociat deciziei de alegere a unei anume soluţii, reprezentată de combinaţia produs plus servicii. Un sistem ERP, odată implementat, devine o adevărată coloană vertebrală a acelei companii. El trebuie să fie capabil să se adapteze din mers şi să răspundă cerinţelor într-o continuă evoluţie.

Acest lucru nu e posibil fără suportul furnizorului care a implementat soluţia şi care este privit ca un partener pe termen lung. Fără încrederea în acest parteneriat, firmele ezită să investească într-o soluţie care răspunde acum la cerinţe, dar nu se ştie cum se va adapta pentru a răspunde la cerinţele viitoare.

Suportul partenerului pentru adaptarea sistemului, continuă dezvoltare, sau interfaţarea cu terţe aplicaţii sau sisteme, este o cerinţă care nu numai că joaca un rol important în alegerea unui nou sistem, dar de multe ori este factorul determinant pentru schimbarea vechiului sistem, pentru care acest parteneriat nu a fost posibil.

Tot mai multe firme au ajuns la maturitatea de a întelege că nu mai este acceptabil riscul continuării funcţionării cu o soluţie pentru care nu există suport, sau pentru care acel suport depinde de o singură persoană.

5) Capacitatea sistemului de a rezista în timp

Pe bună dreptate, implementarea unui sistem ERP este un subiect privit cu mari aşteptări, dar şi cu teama faţă de fortul necesar, de costurile de implementare şi de deţinere mai mult sau mai puţin previzibile, sau de dificultăţile de adaptare a organizaţiei la schimbarea pe care acest proces o presupune.

Întâlnim acest criteriu mai ales pentru companiile care au trecut deja prin acest proces cu soluţii anterioare, care, din păcate, nu au fost capabile să ţină pasul cu evoluţia afacerii şi cu cerinţele funcţionale sau tehnologice în continuă dezvoltare. Investiţia într-un ERP este tot mai mult privită ca una pe termen lung. Cine îşi mai permite luxul să schimbe sistemul la fiecare doi – trei ani ?

Cum pot însă, să prevăd că sistemul care răspunde acum la cerinţe va mai răspunde şi mâine, sau şi mai grav, dacă va mai exista pe piaţă peste doi sau trei ani ?

Sunt câteva elemente care pot să indice dacă o anumită soluţie va răspunde în viitor unor cerinţe mai mult sau mai puţin cunoscute:

• Flexibilitatea soluţiei şi capabilităţile de auto-dezvoltare (opţiuni generoase de configurare, mediu de dezvoltare integrat, utilizarea standardelor, accesul la codul sursă etc.)
• Forţa producătorului de a susţine soluţia şi de a o îmbunătăţi permanent, tehnologic şi funcţional, precum şi transparenţa pe care o oferă pieţei în privinţa planurilor de dezvoltare pe termen lung a soluţiei (roadmap); acesta este unul dintre motivele pentru care din ce în ce mai mult marile soluţii internaţionale să impun în detrimentul furnizorilor locali
• Capacitatea furnizorului de servicii de implementare de a asigura suportul pentru adaptarea continuă a soluţiei (vezi punctul 4 mai sus), sau dimensiunea lanţului de parteneri ai producătorului. În cazul marilor sisteme, dependența clienților de un unic furnizor de servicii dispare, clienții având opțiunea de a schimba partenerul atunci când sunt mulțumiți de produs, dar nemulțumiți de servicii.

6) Vizibilitatea managementului asupra indicatorilor cheie

În mod poate surprinzător, acest criteriu este mai rar întâlnit, decât cele de mai sus, deși aparent ar trebui să fie poate unul dintre cele mai importante.

Există o explicație, pentru că urmărirea indicatorilor cheie este de multe ori imposibilă datorită incapacității unui software de a modela cerințele respectivei afaceri și astfel de a deține date relevante pentru generarea informațiilor cerute de manageri.

Este naturală atunci, concentrarea în prima fază mai ales pe înregistrarea informației la un nivel de detaliu care să permită ulterior regăsirea și prelucrarea datelor până la obținerea vizibilității asupra acelor indicatori care definesc performanța firmei.

De aceea, acest criteriu este de multe ori privit ca obiectivul final al unui proces care trebuie să parcurgă întâi o serie de etape de „infrastructură” înainte de a putea produce înformația mult așteptată de manageri. Aceștia înteleg și accepta că dacă informația este în sistem, atunci se pot găsi mijloacele pentru a o regăsi și prezenta în forma dorită.

Totuși, deși prima prioritate este în general dată de asigurarea cerințelor operaționale (vezi numărul 2 mai sus), acest criteriu rămâne clar în atenția clienților, fiind de cele mai multe ori cel care definește reușita unui proiect de implementare.

În absența satisfacerii lui, proiectul nu va fi considerat un succes și mai devreme sau mai târziu, companiile vor căuta alte soluții care să le ofere acest beneficiu.

7) Integrare și conectivitate

Integrarea este privită ca o caracteristică intrinsecă a sistemului, referindu-se în special la arhitectura soluției și modul în care aceasta asigură organizarea coerentă a informației, centralizarea datelor, uniformitatea conceptelor, accesibilitatea în timp real din orice modul la informație, introducerea datelor o singură dată etc.

Conectivitatea este capacitatea soluției de a schimba informații cu alte aplicații sau sisteme, de a accesa funcțiile altor aplicații sau de a oferi accesul altor aplicații la propriile funcții.

Evident, acest criteriu este cu atât mai relevant cu cât dimensiunea și complexitatea business-ului unei companii cresc, apărând necesitatea interconectării sistemului ERP cu alte aplicații: CRM, retail / POS, Sales Force Automation (SFA), magazine online, platforme pentru schimb de documente de tip EDI etc.

În condițiile în care software-ul joacă un rol tot mai important în viața companiilor, creșterea numărului de aplicații folosite de acestea și creșterea gradului de acoperire a proceselor de către aceste aplicații aduc în mod inerent  nevoia crescută de ordine, coerentă, omogenitate și interconectare, în absența cărora ansamblul sistemelor software devine tot mai greu de controlat. De aici și importanța în creștere permanentă a departamentului de IT și a alegerilor tehnologice.

Pentru mai multe informații despre modul în care oferta Kepler de implementare a sistemului MS Dynamics NAV a răspuns acestor criterii la clienții care au decis să  implementeze sistemul, contactați-ne la adresa kms@kepler-ms.ro.

Conținutul acestui articol aparține Kepler Management Systems, companie specializată în implementarea sistemului ERP MS Dynamics NAV (Navision). Puteți prelua integral sau parțial conținutul acestui articol, cu condiția de a include acest paragraf.