Operaţiunile Grupului Pro Natura informatizate cu Microsoft Dynamics NAV

Medica Group este un brand internaţional cu renume pe piaţa românească încă din 1992, compus din 3 firme de prestigiu, care produc şi distribuie sub sigla Pro Natura peste 800 de suplimente nutriţionale. Cu peste 40 de medalii internaţionale, suplimentele nutriţionale Pro Natura au avut un succes rapid şi au devenit, la scurt timp dupa lansare, lideri în ariile terapeutice asociate unui număr mare de afecţiuni. Medica Group distribuie produsele sale printr-o reţea naţională de peste 2000 de magazine de profil şi parteneri.

„Aveam nevoie de un sistem care să devină rapid operaţional şi să permita preluarea volumului zilnic de aproape 800 de comenzi pe care le primim telefonic din partea clienţilor. Sistemul trebuia să poata implementa într-un mod flexibil, dar controlat, politicile noastre comerciale şi să includă printre altele module pentru gestiunea producţiei, urmărirea datelor de expirare ale produselor şi managementul livrărilor către clienţii nostri.”

Ionuţ Moraru, Director General Laboratoarele Medica

Situatia iniţială

Un eveniment neprevăzut a făcut ca vechiul sistem informatic utilizat de firmele Grupului Medica să nu mai poata fi folosit. În aceste condiţii, era nevoie de un nou sistem, care să devină operaţional în cel mai scurt timp şi să fie uşor adoptat de utilizatori. Pe de alta parte, cerinţele funcţionale ample, constrângerile operaţionale stricte şi necesarul  de management şi control al activităţilor nu puteau fi asigurate decât cu un sistem bogat în funcţionalităţi şi cu facilităţi de extindere şi dezvoltare rapidă. Dupa evaluarea mai multor programe şi oferte, a fost ales sistemul Dynamics NAV, implementat prin Kepler Management Systems.

„Am apreciat din start profesionalismul echipei Kepler, capacitatea lor de a înţelege cerinţele noastre şi disponibilitatea lor de a investi toată energia necesară pentru a pune în practică un obiectiv care părea aproape imposibil: în numai 5 săptămâni, departamentul comercial şi cel de depozite şi livrări să lucreze pe noul sistem ”

Angela Moraru, Director General Medica Farmimpex

Soluţia şi implementarea

Implementarea a inclus pentru început principalele două companii din Grupul Medica (a treia companie a fost adăugată câteva luni mai tarziu) şi a cuprins modulele de Vânzări, Achiziţii, Producţie, Gestiune Stocuri, Gestiune Depozite, Financiar-Contabilitate şi Mijloace Fixe.

Într-o primă etapă, a fost iniţializat sistemul cu toate articolele, listele de preţuri, stocurile la zi şi listele de clienţi şi furnizori. Cu acestea, au fost puse în funcţiune modulele care asigurau derularea operaţiunilor comerciale, precum şi modulul Financiar Contabil, în care aceste operaţiuni se înregistrează automat. În acest stadiu, sistemul a permis deja implementarea politicilor de preţuri, promoţii şi discounturi, urmărirea articolelor dupa lot şi dată de expirare, utilizarea codurilor de bare pentru livrări şi recepţii, facturarea şi livrarea din locaţii multiple, urmărirea încasărilor şi a veniturilor pe clienţi, centre de cost, categorii de articole, agenţi de vânzări, regiuni etc.

În a doua etapă, a fost implementat Modulul de Producţie, prin care se planifică şi se derulează întregul proces de fabricaţie şi se urmaresc costurile de producţie la nivel de fiecare articol, inclusiv prin alocarea automata a cheltuielilor indirecte în costul producţiei. Acest modul asigură în plus suportul pentru managementul calităţii fabricaţiei prin fluxuri de aprobare, identificarea materiei prime la nivel de lot şi asigurarea trasabilităţii proceselor tehnologice. În final, au fost preluate datele din istoricul ultimilor doi ani al operaţiunilor celor doua companii şi a fost implementat mecanismul de tranzacţii inter-companii, care faciliteaza operaţiunile comerciale dintre firmele din grup.

Beneficii

• Creşterea capacităţii de preluare în timp real a comenzilor clienţilor
• Planificarea producţiei şi urmărirea în detaliu a costurilor de producţie
• Asigurarea trasabilităţii producţiei şi a calităţii conform cu sistemul intern certificat ISO 9001
• Automatizarea obţinerii rapoartelor de management
• Implementarea de politici comerciale sofisticate dă posibilitatea creşterii volumului vânzărilor şi a controlului asupra marjelor de vânzare
• Integrarea dintre departamente elimină înregistrările duble şi uşurează fluxurile de activităţi interne
• Pregătirea listelor de culegere şi utilizarea codurilor de bare asigură eficienţa şi acurateţea pregătirii livrărilor
• Urmărirea produselor după lot şi dată de expirare asigură trasabilitatea fiecărui articol şi gestiunea eficientă a stocurilor de produse.

 „Prin implementarea sistemului Dynamics NAV, am dat posibilitatea departamentului nostru comercial de a raspunde în timp real cererilor clienţilor nostri. Având suportul sistemului pentru politicile noastre de promotii, scheme de discounturi şi facilităţi acordate clienţilor, am putut creşte volumul vânzărilor şi urmări cu precizie datoriile clienţilor, marginile comerciale şi eficienţa agenţilor de vânzări. Echipa Kepler ne-a ajutat să avem un sistem adaptat pe deplin cerinţelor şi constrângerilor activităţii noastre.”

Romeo Decu, Director Medica Group