Gestionarea contactelor în Dynamics NAV (Navision)

În derularea activităţilor zilnice companiile comunică permanent cu terți, persoane fizice sau juridice. Pentru a gestiona mai bine această comunicare, în Dynamics NAV (Navision) există posibilitatea de a defini contacte, o funcționalitate asociată modului de Marketing.

Contactele pot fi de două tipuri : companii sau persoane. Contactele de tip companie se pot defini fie pornind de la partenerii deja existenți (clienți, furnizori sau bănci)  prin activatea unei proceduri de creare automată,  fie manual, de către utilizator, pentru potențiali și viitori parteneri. În acest caz, se poate transfera informația de pe contact atunci când contactele respective devin parteneri.

Al doilea scenariu de lucru e foarte uzitat atunci când în procesele de vânzare mai lungi, când între primul contact și prima vânzare trece o perioadă însemnată de timp și se parcurg mai multe etape. Altfel spus, contactele pot fi folosite pentru gestionarea leadurilor. Contactele de tip persoană pot fi definite pentru interacțiunile cu persoane fizice, care pot fi sau nu asociate partenerilor.

Definirea   de către utilizator a contactelor în Dynamics NAV

Pentru o definire de contact urmăm calea:

Departamente->Vânzări și Marketing->Marketing->Contacte

Accesăm astfel lista de contacte și dând clic pe butonul ”Nouă” vom crea o fișă goală de contact. Putem completa următoarele câmpuri (le menționăm pe cele mai importante):

Pe tab-ul General:

Număr –  se introduce numărul contactului. Acest număr poate fi introdus manual, dar de obicei  este parametrizată o serie numerică implicită pentru contacte.

Nume – se completează numele  contactului;

Tip – se selectează tipul contactului (companie/persoană). Când se crează un nou contact programul asociază implicit opţiunea ”Companie”. Dacă tipul contactului este “Companie”, câmpurile Nr. companie şi Nume companie nu sunt active, iar numele contactului se introduce în câmpul imediat următor. Dacă tipul contactului este “Persoană”, câmpul Nr companie este activ, iar în cadrul acestuia se selectează contactul de tip companie de care aparţine contactul de tip persoană. Nu e obligatorie asocierea persoanei cu o companiei.

Nume căutare – se completează un nume după care să se caute contactul în cazul în care nu se mai cunoaşte numele exact al contactului. Sistemul va pune implicit numele contactului completat în câmpul „Nume”;

Cod agent de vânzare – se  completează cu codul agentului de vânzări asociat contactului;

Pe tab-ul Comunicație:

Adresa/Adresa 2 – se completează adresa contactului;

Cod poştal/Localitate – se selectează codul poştal . La selectarea codului poştal, sistemul va completa automat oraşul (dacă în nomenclatorul de coduri poştale codului respectiv îi este asociat un oraş);

Cod ţară/regiune – se selectează codul de țară;

Localitate – se introduce numele localității de de unde provine contacul;

Nr telefon/Nr telefon mobil – se introduc numerele de telefon ale contactului; 

Poştă electronică: se introduce adresa de poştă electronică a contactului. În cazul în care sistemul este integrat cu Outlook, se pot trimite mesaje direct din această fereastră prin apăsarea butonului din dreapta câmpului; 

Pagină de pornire: se introduce pagina de internet a contactului. Aceasta se poate accesa direct, prin apăsarea butonului din dreapta câmpului.

O fișă de contact de tip companie completată arată astfel:

Iar pentru un contact de tip persoană avem:

Practic informația din fișă este aceeași, diferența majoră este dată de câmpurile care fac legătura (le-am marcat în imaginea de mai sus) între contactul de tip persoană și compania căreia îi este asociată.

Definirea automată a contactelor de tip companie în Dynamics NAV

Avem posibilitatea ca atunci când creăm un client, un furnizor sau un cont bancar, să creăm automat și o fișă de contact asociată. Informațiile din fișa contactului se vor sincroniza cu cea din fișa clientului/furnizorului/contului bancar. Pentru activarea acestei funcționalități este necesar să accesăm calea:

Departmente->Vânzări şi Marketing->Parametrizare->Parametrizare marketing

Se va deschide fereastra ”Parametrizare marketing”, iar aici pe tab-ul ”Sincronizare”, în secțiunea ”Cod relație afaceri pentru” se vor selecta coduri pentru tipurile de contacte care se doresc a fi sincronizate; clienți, furnizori sau bănci. Dacă nu sunt create codurile, le puteți crea chiar dvs.

Beneficiile utilizării contactelor în Dynamics NAV (Navision)

Principalul beneficiu al utilizării contactelor este acela că aveți o informație centralizată despre partenerii dvs., informație care nu depinde de un angajat sau altul, putând comunica astfel mai eficient cu partenerii. Dacă, de pildă, aveți un program special de sărbători și doriți să-l comunicați partenerilor, aveți lista de contacte cu adresele de email – și puteți trimite email-ul fie direct din Dynamics NAV, fie  exportați adresele de email și le folosiți într-o aplicație de email.

În plus, folosirea contactelor este un prim pas în utilizarea funcționalităților de marketing din Dynamics NAV, funcționalități pe care le-am menționat pe scurt în articolul  Funcționalități CRM în Dynamics NAV, dar pe care le vom detalia în viitoare articole.

Dacă vă interesează și alte funcționalități din Dynamics NAV, puteți consulta pagina : Resurse Dynamics NAV (Navision)