Dynamics NAV – urmărire modificări în baza de date

Sistemele de tip ERP  sunt concepute a fi utilizate de un număr mare de utilizatori, care accesează baza de date în mod concurențial. La implementările de mari dimensiuni,  numărul utilizatorul poate atinge câteva sute.

În aceste condiții, este critic să se poate urmări modificările efectuate în date și să se cunoască cine le-a produs, mai ales când aceste modificări  pot conduce la erori. De exemplu, pe o comandă de vânzare este modificat un preț care finalmente conduce la realizarea unei vânzări sub prețul de cost. Având în vedere că în sistem documentul poate fi accesat de mai multe persoane, e important  să se cunoască cu exactitate autorul modificării.

Pentru aceasta, în Dynamics NAV (Navision) există un mecanism de urmărire prin intermediul funcționalității  numite ”Jurnal de Modificări”. Aceasta se poate configura astfel încât să ne poată furniza, la nivelul fiecărui câmp din orice tabelă din baza de date, informații privind inserarea, modificarea și ștergerea datelor. În continuare, vă vom prezenta modul cum se utilizează această funcționalitate.

Activare  Jurnal Modificări

Mai întâi, este necesar ca funcționalitatea să fie activată. Pentru aceasta se accesează calea

Departmente->Administrare->Administrare IT->General->Param. Fiș. Jurnal Modificări

Se va deschide o fereastră (vezi foto) unde va trebuie să bifați câmpul de activare a funcționaliății

Activarea tabelelor care se vor urmări

Parametrizarea descrisă în rândurile de mai sus  are doar rolul să facă posibilă urmărirea modificărilor la nivel generic. În continuare, e nevoie să se specifice tabelele care vor face obiectul monitorizării.  Din fereastra în care am activat jurnalul de modificări, se va da clic pe butonul ”Tabele” și se va deschide o  altă fereastră, care conține toate tabelele din baza de date.

Pentru parametrizare, se va poziționa pe tabela care se dorește a fi urmărită și se va selecționa tipul de acțiune urmărit: inserare, modificare sau ștergere.  Pentru fiecare tip de acțiune există opțiunea de  a urmări toate câmpurile din tabelă sau doar anumite câmpuri.

Recomandarea e următoarea: pe tabelele de parametrizări să puneți urmărirea pentru toate câmpurile, iar pentru cele de tranzacții (comenzi,facturi, jurnale de bancă etc.) să puneți doar pentru anumite câmpuri. Rațiunea acestei recomandări este aceea că jurnalul de modificări poate crește în dimensiuni foarte rapid, mai ales în cazul în care pe baza de date se înregistrează multe tranzacții.

Vizualizarea jurnale modificări

Odată parametrizarea efectuată, sistemul va jurnaliza modificările într-o tabelă care se accesează urmând calea:

Departmente->Administrare->Administrare IT->General->Intrări fiș. jurnal modificări.

Aici puteți vedea următoarele informații:

• Data și ora când s-a produs acțiunea
• Utilizatorul care a realizat acțiunea
• Numele tabelei asupra căreia s-a acționat
• Numele câmpului
• Tipul acțiunii: inserare,modificare, ștergere
• Valoarea veche, de dinainte de acțiune, respectiv valoarea nouă, de după

Puteți avea  astfel o imagine completă asupra a ceea ce se  întâmplă în Dynamics NAV.

Ștergere intrări jurnale modificări

Așa cum am menționat mai devreme, tabela de jurnal modificări poate să crească rapid în dimensiuni, mai ales în cazul monitorizării tranzacțiilor, afectând viteza de lucru și ocupând spațiu pe hard-disk. O simplă vânzare poate genera zeci de linii  în tabela de urmărire, fiindcă se generează câte o linie pentru fiecare câmp modificat din toate tabele implicate în tranzacție.

De aceea, e utilă ștergerea intrărilor de jurnal modificări mai vechi de o anumită perioadă. Ștergerea se realizează folosind procedura ”Ștergere Intrare Jurnal Modificări” urmând calea:

Departmente->Administrare->Administrare IT->Ștergere Date>Ștergere Intrări

Procedura solicită  un interval de perioadă la alegere, recomandarea este ca ștergerea să se realizeze  pentru intrările de jurnal mai vechi de un an.

Dacă vă interesează și alte funcționalități din Dynamics NAV, puteți consulta pagina : Resurse Dynamics NAV (Navision)