Dynamics NAV (Navision) – arhivare oferte și comenzi

Activitatea  companiilor presupune un schimb permanent de documente cu caracter comercial; printre acestea, ofertele și comenzile ocupă un loc important în realizarea operațiunilor curente. Deși nu există reglementări care să impună o stocare în sistemele informatice a ofertelor și comenzilor – așa cum e cazul cu facturile și documentele de livrare/recepție, e totuși dezirabil ca să existe o posibilitate de păstrare a unui istoric al acestora.

În Dynamics NAV (Navision) acest lucru este posibil prin intermediul unei funcționalități care permite versionarea și arhivarea documentelor. Arhivarea  documentelor se poate realiza manual și/sau automat. În continuare, vom exemplifica arhivarea pentru documentele de vânzare, dar funcționalitatea e disponibilă și pentru documentele de cumpărare.

Arhivarea manuală a ofertelor și comenzilor

Arhivarea manuală se realizează prin intermediul butonului ”Arhivare document” (vezi foto) care se găsește pe antetul  unui document de tip ofertă sau comandă.  Prin apăsarea acestuia se va genera o copie versionată a documentului.

Se pot arhiva mai multe versiuni ale aceluiași document, ceea ce e recomandabil să se realizeze ori de câte ori  survin modificări pe document. Documentele arhivate și versiunile lor pot fi regăsite apoi în istoricul modului de Vânzări și Creanțe.

În cazul în care  se dorește revenirea la o stare anterioară a documentului, dacă aceasta a fost arhivată, se poate restabili versiunea respectivă de document. Se deschide din arhivă versiunea și se dă clic pe butonul ”Restabilire”

Arhivare automată oferte și comenzi

Pentru realizarea arhivării automate a ofertelor și comenzilor de vânzare este necesară marcarea unui câmp de tip bifă în fereastra ”Parametrizări vânzări și creanțe”.

Arhivarea automată a ofertei are loc atunci când oferta se convertește într-o comandă. Arhivarea automată a comenzii se produce când o comandă este livrată și facturată integral.

Recomandarea  noastră este să activați arhivarea automată și, ori de câte ori nevoie, să realizați și arhivarea manuală, mai ales atunci când pe documentele de lucru cu partenerii survin modificări frecvente și semnificative.

Dacă vă interesează și alte funcționalități din Dynamics NAV, puteți consulta pagina : Resurse Dynamics NAV (Navision)