Avansuri de trezorerie în Dynamics NAV (Navision)

Avansurile de trezorerie se acordă angajaților pentru acoperirea cheltuielilor cu deplasarea sau pentru diverse cumpărături. Justificarea cheltuirii lor se face de obicei prin intermediul unui decont, de aceea ele se mai numesc și avansuri spre decontare. La operarea avansurilor de trezorerie e nevoie să se țină o evidență analitică a lor, la nivel de angajat. Soluția contabilă de dezvoltare a unor analitice pe contul  542 ”Avansuri de trezorerie” poate funcționa satisfăcător atunci când acordăm avansuri la 2-3 angajați, dar dacă vorbim de zeci de angajați, cu numeroase avansuri, eventual și în valută, se impune o altă soluție.

În Dynamics NAV (Navision) pentru operarea  satisfăcătoare a avansurilor de trezorerie se pot folosi entități deja existente în NAV, care permit o urmărire analitică. În acest caz, vorbim de definirea angajaților care primesc avansuri de trezorerie fie folosind conturi bancare, fie folosind conturi de furnizori. În continuare vom arăta cum se operează prin conturile bancare, urmând ca la sfârșitul acestui articol să menționăm și când e de preferat utilizarea  conturilor de furnizori.

Definire conturi bancare pentru angajați

Pentru a opera avansurile de trezorerie prin intermediul conturilor bancare, primul pas este definirea pentru fiecare angajat ce va primi avansuri a unei fișe de cont bancar. Dacă nu vă este familiar modul de lucru cu fișele de cont bancar, vă recomandăm articolul: Definire conturi bancare în Dynamics NAV (Navision)

În fișa contului bancar  se vor introduce informațiile minim necesare: în câmpul ”Nr” vom trece un cod al angajatului, iar în câmpul ”Nume” vom trece numele angajatului. Va trebui să conectăm acest cont bancar la contul contabil 542, iar aceasta se face printr-o grupă de înregistrare. În tab-ul ”Înregistrare” al fișei contului bancar există câmpul ”Grupă înregistrare cont bancar”. În acest câmp putem selecta una din grupele de înregistrare cont bancar deja existente (vezi foto).

Dacă grupa pentru avansuri de trezorerie nu există, se poate crea apăsând butonul ”Nouă”. În fereastra nou deschisă se va adăuga o linie ce va conține codul grupei de înregistrare cont bancar și contul contabil asociat (542 în cazul nostru):

După ce se selectează și grupa de înregistrare, fișa de cont bancar poate fi utilizată pentru avansuri.

Acordarea avansului de trezorerie

Acesta se operează din jurnalele de casă/bancă. În imaginea de mai jos avem un exemplu privind acordarea unui avans din casierie, în valoare de 300 de RON, către angajatul Mihai Ionescu.

Se poate vedea în imaginea de mai sus cum se debitează contul bancar cod ”ANG001” și se creditează  contul bancar ”CASA RON” (cont corespondent).

Decontul avansului de trezorerie

Pentru operarea decontului se vor folosi formele de Jurnale Contabile din Dynamics NAV. Se recomandă parametrizarea în sistem a unui jurnal dedicat pentru deconturi, sau cel puțin a unui lot special în Jurnalul General.

Realizarea unui decont ar putea arăta așa:

Se poate vedea în exemplul dat cum pe partea stângă avem, pe debit, trecute:

• cheltuieli cu de deplasările – contul contabil 625
• plata unui furnizor pentru o factură, plată în contul furnizorului ”FZ-00001”
• cheltuieli de transport – contul contabil 624
• restituirea avansului  necheltuit către casierie, cont bancar ”CASA RON”

În credit, pe cont corespondent, este trecut contul bancar ”ANG001”, asociat salariatului Mihai Ionescu.

Urmărire avansuri trezorerie

Pentru a vedea situația avansurilor acordate la un moment dat, fie se consultă fișele de cont bancar ale angajaților, fie se rulează rapoarte.  De exemplu, în imaginea de mai jos avem un raport standard Dynamics NAV numit ”Cont bancar – detaliere balanță de verificare” care reflectă la nivel de angajat toate tranzacțiile pe care le-am ilustrat mai sus:

Pentru o situație privind  toți angajații se poate utiliza raportul ”Balanță conturi bancare”, rulat pe contul 542:

Raportul este disponibil în pachetul de  Localizare Dynamics NAV furnizat de către Kepler Management Systems.

Așa cum spuneam la începutul acestui articol, pentru urmărirea avansurilor de trezorerie se pot utiliza și fișele de furnizor. Similar cu fișele de cont bancar, se creează câte o fișă de furnizor pentru fiecare angajat, iar modul de operare al avansurilor este similar. Diferența este dată de faptul că, dacă definim angajații ca furnizori, putem avea și urmărire la nivel de document, ceea ce poate fi util în cazul în care aceluiași angajat i se acordă mai multe avansuri, pe care le decontează parțial, și este necesar să se identifice sumele rămase pe fiecare avans. Pentru detalii privind urmărirea la nivel de document vă recomandăm articolul: Dynamics NAV (Navision) – urmărire plăți pe factură

Dacă vă interesează și alte funcționalități din Dynamics NAV, puteți consulta pagina : Resurse Dynamics NAV (Navision)