Integrarea e-commerce – ERP, motorul pentru vânzările online ale celui mai mare distribuitor local de media

În urmă cu câteva luni, Nova Distribution International, cel mai mare distribuitor din România de film și muzică, işi lansa oferta în mediul online prin magazinul virtual Media Zoo şi secţiunea de muzică a „mall-ului” virtual eMag. Beneficiind de un marketing pe măsura listei de aproape 16000 de titluri muzicale, mii de carţi, filme şi aparatură audio-video premium oferite publicului larg, la scurt timp de la lansare, peste o sută de clienţi noi în fiecare zi îşi aşteptau livrarea comenzilor cu CD-urile sau DVD-urile dorite.

Cum reuşeşti în aceste condiţii să preiei comenzile, să pregăteşti livrările, sî comanzi la furnizori produsele lipsă şi să promiţi clientului un termen de livrare ferm, să urmăreşti stocurile şi să finalizezi comenzile în aşteptare pe măsură ce articolele lipsă ajung în stoc, să urmăreşti plăţile, livrările parţiale, retururile… şi lista de lucruri de făcut sau de gestionat poate continua.

”Fără un sistem informatic adecvat, cu o integrare deplină între magazinul online şi ERP-ul companiei, tratarea precisă şi controlată a acestui număr de comenzi ar fi fost imposibilă. Având, însă, suportul unui sistem de gestiune cum este Microsoft Dynamics NAV şi în Kepler un partener de implementare care a înţeles constrângerile noastre operaţionale şi ne-a asigurat instrumentele şi automatizările necesare, am putut să preluăm cu resurse minime şi cu deplin succes volumul mare de operaţiuni suplimentare creat de deschiderea canalului de vânzări online.”

Ovidiu Stroescu, Preşedinte – Nova Distribution International

Concret, ce au însemnat integrarea şi automatizarea în cazul de faţă ?

  • Clientul care doreşte să comande se înregistrează pe site şi datele lui sunt automat preluate şi în lista de clienţi din ERP.
  • Magazinul online primeşte în timp real modificările de stoc; Astfel, un client ştie precis dacă există sau nu stoc pentru un produs, iar acest lucru împreună cu termenul de livrare este încă o dată confirmat la lansarea comenzii, permiţând finalizarea acesteia online, fără alte apeluri ulterioare şi discuţii cu operatorii din call center.
  • Comanda validată de client ajunge automat în ERP şi se regăseşte în lista comenzilor deschise care urmează să fie tratate de personalul din zona de logistică.
  • Produsele dintr-o comandă a unui client sunt imediat rezervate din stocul curent sau, în absenţa stocului, sunt adăugate automat pe lista de aprovizionare pentru a fi comandate la furnizori; Eventualele modificări sau anulări de comenzi în stadiile incipiente (până la livrare) sunt şi ele tratate automat.
  • Comenzile pot fi livrate chiar parţial, oferind astfel clientului în cel mai scurt timp produsele din stoc şi crescând pentru companie viteza de rotaţie a stocurilor şi implicit scurtând durata de încasare.
  • Pregătirea livrărilor, ca de altfel orice altă operaţiune de intrare-ieşire, se face prin scanarea codurilor de bare, asigurând astfel simplitatea, viteza şi precizia operaţiunii.
  • ERP-ul este integrat cu siturile Web ale principalilor curieri de marfa, pe care creează fără intervenţie umană comanda către curieri pentru transportul fiecărui colet de trimis la client; Situaţia coletelor este ulterior interogată periodic de către sistemul ERP pentru a urmări stadiul livrării.
  • Starea unei comenzi este actualizată şi trimisă către magazinul online la fiecare pas din fluxul de operaţiuni: confirmată, gata de livrare, livrat, livrat parţial etc.

Nu în ultimul rând, totul funcţionează în paralel cu operaţiunile uzuale ale companiei pe canalele de distribuţie off-line: vânzare prin lanţurile de retail şi magazinele specializate. În aceste condiţii, sunt extrem de importante mecanismele de rezervări în timp real şi urmărirea precisă a stocurilor, astfel încât politica de aprovizionare să ia în calcul datele cumulate la nivelul intregii companii.

”Obiectivul proiectului a generat o provocare pentru toate părţile implicate, pentru că ne aşteptam la un număr mare de comenzi şi o presiune ridicată pe cei însărcinaţi cu logistica operaţiunilor. În condiţiile date, era critic să definim în cele mai mici detalii fluxurile de date, să anticipăm toate situaţiile posibile şi să alegem soluţiile optime de tratare a lor. Temele au fost numeroase şi au evoluat pe parcursul realizării, pe măsură ce descopeream noi situaţii de gestionat. Conectarea strânsă a celor doua sisteme – magazinul online şi sistemul ERP Dynamics NAV – şi testarea lor intensă în condiţii similare celor reale a mobilizat la maximum echipele comune Nova Distribution – Kepler. Cu suportul echipei Kepler am reuşit să definim şi să urmăm proceduri de lucru riguroase şi bine formalizate, lucru care a contribuit în mod decisiv ca totul să meargă aşa cum am sperat la punerea în funcţiune.”

Marius Santi, Manager IT – Nova Distribution International

Comerţul electronic este tot mai răspândit şi din ce în ce mai multe companii aleg să vânda online. Cumpărătorii online se aşteaptă însă, la o experienţă de cumpărare la cel mai înalt nivel: informaţii precise, confirmări imediate, interacţiune simplă şi eficientă, posibilitatea urmăririi stadiului comenzii şi, bineinteles, satisfacerea promptă şi cu acurateţe a comenzilor. Asigurarea acestora de către magazinele online nu poate fi posibilă fără a avea în spate o platformă ERP matură, eficientă şi bine integrată cu soluţia de e-commerce.

Soluţia Kepler, bazată pe platforma ERP a sistemului Microsoft Dynamics NAV, asigură pe deplin toate aceste obiective şi poate constitui platforma pentru construcţia unei afaceri de comerţ online profitabile şi cu potenţial amplu de dezvoltare.

Integrarea platformei de e-commerce cu sistemul ERP duce la scăderea costurilor de operare şi la creşterea capacităţii de deservire a unui volum ridicat de comenzi:

  • comenzile se introduc singure in ERP, fără intervenţie umană
  • nu e nevoie de operatori în call center pentru confirmarea comenzilor
  • scade volumul de convorbiri telefonice cu clienţii
  • comenzile către curieri sunt realizate automat
  • necesarul de aprovizionare se auto-actualizează permanent
  • comenzile către furnizori sunt generate automat
  • clientul îşi consultă singur pe site starea comenzilor şi situaţia livrărilor
  • creşte viteza de rotaţie a stocurilor
  • sunt prevenite erorile de pregătire a livrărilor
  • scade durata de încasare
0 raspunsuri

Lasă un răspuns

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *

Pentru a dovedi că nu sunteți un program, vă rugăm să rezolvați următorul exercițiu * Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.